DIGITALITZACIÓ I GESTIÓ DOCUMENTAL

Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

digitalitzacio documents

digitalitzacio documents

Quan cal digitalitzar?

La digitalització és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.
Contacta amb nosaltres
Descarregar PDF

BLOG CUSTODIA DOCUMENTAL

502, 2019

Subvencions per a la millora de l’organització d’arxiu d’ajuntaments, digitalització i millora dels fons documentals i arxivístics públics i privats per afavorir iniciatives de recerca

El departament de Cultura, Patrimoni i Esports del Consell de Mallorca ha publicat set convocatòries d’ajudes per valor d’1,7 milions d’euros destinades a dinamitzar el sector cultural de l’illa a les quals ajuntaments, associacions o persones interessades poden presentar els seus projectes fins al 25 de gener de 2019.

Segons ha […]

102, 2019

Acuerdo bilaterial entre España y Repùblica Dominicana para la documentación que custodian los archivos estatales

España y República Dominicana han suscrito este miércoles un memorando de entendimiento para establecer una cooperación bilateral más estrecha entre los Archivos Estatales españoles y el Archivo General de la Nación dominicano.

 

MADRID, 23 (EUROPA PRESS)

España y República Dominicana han suscrito este miércoles un memorando de entendimiento para establecer una cooperación […]

2112, 2018

L’Arxiu Comarcal de l’Alt Empordà digitalitza les actes de Ventalló i Vilamalla

La directora, Erika Serna, assegura que «són una font d’informació essencial en relació a la vida política, econòmica i social dels municipis»
Aquesta setmana l’Arxiu Comarcal de l’Alt Empordà (ACAE) ha acabat el procés de digitalització dels llibres d’actes dels ajuntaments de Ventalló i Vilamalla, els quals se sumen als poc […]

arxius