DIGITALITZACIÓ I GESTIÓ DOCUMENTAL

Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

digitalitzacio documents

digitalitzacio documents

Quan cal digitalitzar?

La digitalització és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.
Contacta amb nosaltres
Descarregar PDF

BLOG CUSTODIA DOCUMENTAL

706, 2019

La Universidad de Alcalá resalta la importancia de la gestión documental y la custodia del patrimonio universitario en la Semana Internacional del Archivo

El Archivo de la Universidad de Alcalá se une a la conmemoración de la Semana Internacional del Archivo que se celebra durante esta semana.

Desde el 3 al 10 de junio, el Archivo de la Universidad de Alcalá celebra la Semana Internacional del Archivo y el Día Internacional de los Archivos.

Coincidiendo […]

606, 2019

Proyecto para difundir los fondos del Archivo histórico por parte del Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid

Madrid 3 Jun, 2019 – 5:10 pm

El Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid (COFM) ha iniciado un proyecto con el fin de difundir los fondos del Archivo histórico de la corporación y acercar este patrimonio profesional a sus colegiados y a la sociedad en su conjunto.

Entre las actividades previstas para […]

2705, 2019

Per a garantir la conservació i l’accessibilitat de la documentació es digitalitzen documents de l’arxiu municipal de Cercs

L’Ajuntament de Cercs ha continuat la digitalització del seu fons municipal, dins el programa de digitalització que es fa des de la Xarxa d’Arxius Municipals de l’Oficina de Patrimoni Cultural de la Diputació de Barcelona, amb l’objectiu de garantir la conservació dels documents i facilitar que els ciutadans hi puguin […]

arxius