DIGITALITZACIÓ I GESTIÓ DOCUMENTAL

Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.
digitalitzacio documents
digitalitzacio documents

Quan cal digitalitzar?

La digitalització és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.

Contacta amb nosaltres

BLOG CUSTODIA DOCUMENTAL

1712, 2018

II Congreso de Archivos en Canarias. Gestión del documento, expediente y archivo electrónico

Organizado por la la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA) en colaboración con la UNED-Lanzarote y diversas administraciones públicas como el Cabildo Insular de Lanzarote y los Ayuntamientos de: Arrecife, Teguise, Tías, Tinajo, y Yaiza, además de COSITAL (Consejo General de Secretarios, Interventores y Tesoreros de Administración Local), los próximos […]

1412, 2018

Toda la gestión administrativa municipal se realiza ya de forma electrónica

El consistorio pone en funcionamiento la sede electrónica para la gestión administrativa online
Toda la gestión administrativa del Ayuntamiento de la Villa de Santa Brígida se realiza de forma electrónica desde el pasado mes de noviembre tras su implantación interna en el mes de octubre, lo que contribuye al seguimiento y […]

2111, 2018

Asociaciones fueron asesoradas sobre gestión documental

El próximo taller en el ayuntamiento será sobre obligaciones fiscales
levante-emv | alfafar 20.11.2018 | 13:31

La Concejalía de Participación Ciudadana de l’Ajuntament d’Alfafar llevó a cabo la semana pasada una nueva sesión formativa del Curso-Taller “Obligaciones Documentales de las Asociaciones”, impartida por la Fundación Horta Sud en el […]

arxius