Les empreses disposen de molta documentació en format físic i moltes opten per contractar un servei de custòdia documental per diverses raons: pot ser que tinguin problemes d’espai o un desordre en la gestió de la documentació arxivada causant problemes a l’hora de buscar algun arxiu ja que no es troba.

A continuació, et detallem 5 motius pels quals s’hauria de contractar un servei de custòdia documental:

  1. El punt més important és la tranquil·litat que et proporciona externalitzar aquest servei. Disposes d’un equip de professionals que ve a buscar la documentació, posteriorment la classifica, la indexa i l’emmagatzema complint amb totes les lleis vigents.
  2. Es garanteix la seguretat d’accés a la documentació ja que es disposa d’un sistema de seguretat amb protecció, identificació d’accessos a aquesta, càmeres de seguretat i alarmes.
  3. Un altre motiu és la màxima seguretat de la documentació. Es disposa de protecció contra robatoris, desastres naturals i incendis. La teva informació estarà segura en una empresa de custòdia documental.
  4. L’estalvi en costos d’emmagatzematge és un motiu crucial ja que hi ha documents que s’emmagatzemen permanentment sense haver de realitzar una destrucció de documents i emmagatzemar-lo en un servei de custòdia documental té un cost molt menor que emmagatzemar-ho en les pròpies oficines.
  5. El fàcil i ràpid accés als arxius està garantit. Els arxius sempre estan organitzats, codificats i disponibles quan es necessiten al contrari que si s’emmagatzemen en una oficina ja que la recerca d’un arxiu extraviat pot ser desesperant.

Aquests beneficis són clau per a ajudar a les empreses a decidir-se a l’hora de contractar un servei extern de custòdia documental.

A C-DOC es compleix amb totes les lleis RGPD i disposem dels certificats ISO 9001 i ISO 14001 per a garantir que complim tots els requeriments de qualitat en els nostres serveis.