La rapidesa de les transaccions i l’eficiència a l’hora de realitzar tràmits administratius, és clau per a les empreses. I la gestió documental és l’encarregada d’aconseguir-ho.

Gràcies a tenir un ferri control sobre la informació, un negoci pot aconseguir major competitivitat dins del seu sector, ser més potent i tenir una imatge corporativa més estable.

La gestió de documents fa que tots els arxius puguin tractar-se amb seguretat, amb més fluïdesa i treballar de manera més àgil.

En l’actualitat, els consumidors demanden una atenció, si cap, més ràpida i sense errors. Si fos el contrari, no sols busquen altres opcions empresarials que els ofereixin un servei millor, sinó que aquest fet perjudica directament el negoci en qüestió.

Existeix gran competència en el mercat, així que una correcta gestió documental actua com a valor afegit.

Les empreses generen gran quantitat d’informació diàriament

Cada dia, qualsevol negoci és capaç de generar un enorme volum d’arxius, els quals han de ser adequadament identificats i emmagatzemats i han de poder compartir-se fàcilment en format digital.

Arxivar els documents de manera eficient facilita el treball dels empleats, a més que fa que els clients puguin rebre’ls al més aviat possible.

Per aquesta raó, és imprescindible comptar amb sistemes i processos de gestió documental per a posar al seu abast la informació que requereixin.

A la vegada, els treballadors han de tenir accés a aquests documents per a visualitzar-los, editar-los, imprimir-los, enviar-los, etc., fins i tot de manera simultània entre diferents departaments. Això fa que s’efectuïn les tasques més ràpidament i, fins i tot, es conegui la traçabilitat.

Objectius de la gestió documental

Amb la finalitat d’aconseguir major eficiència administrativa i que una empresa flueixi sense contratemps, quelcom que afecta la seva productivitat, ha de tenir el suport d’una gestió documental professional i a l’altura de les exigències que la seva empresa requereix.

No sols per a poder créixer dins del seu àmbit, sinó per a mantenir-se completament actualitzat davant d’altres empreses i poder continuar sent forta.

La gestió documental, que es defineix com el conjunt d’activitats administratives i tècniques i la finalitat de les quals és planificar, organitzar i manejar adequadament la informació d’una corporació, facilita, a més, la conservació i la difusió dels arxius. I no sols ens referim a la digitalització, sinó que també a la custòdia de dades físiques en ubicacions amb total seguretat i protecció.

En qualsevol cas, s’ha d’assegurar l’eficiència, ja que és un aspecte essencial en l’actualitat.

Igualment, la confidencialitat. En un entorn empresarial, es realitzen moltes transaccions i s’emmagatzemen dades secretes o de caràcter més íntim. Així que s’ha d’assegurar el seu guardat i custòdia, fins i tot la seva completa eliminació quan escaigui.

Tot document ha de complir amb la normativa i amb els terminis de prescripció, i la gestió documental ho fa amb escreix.

És determinant controlar l’accés a la informació, especialment a persones alienes a l’empresa. D’aquesta manera, s’eviten accessos inapropiats, alteracions de contingut, robatori de dades, etc.

Amb la gestió documental, l’eficiència administrativa és un fet. Les empreses han de ser àgils i tenir el millor maneig dels arxius, per a no provocar retards i reprocessos, quelcom que als clients no els agrada res.

Gestió i custòdia documental professional

Per a poder custodiar i gestionar arxius d’empresa de manera efectiva, contacti amb C-DOC, especialistes en organitzar i emmagatzemar adequadament documents.

El seu negoci podrà compartir informació i treballar els seus documents diverses persones al mateix temps o en diferent lloc, potenciant i millorant la col·laboració empresarial i la seva productivitat.

Estem a la seva disposició per al que necessiti. Demani’ns informació i obtindrà un assessorament a mesura.