La digitalització documental és un procés que ofereix moltes oportunitats i avantatges a les empreses. Es tracta de passar els arxius físics a digitals, fent que la informació estigui a l’abast a l’instant i des de qualsevol dispositiu.

Especialment, quant al processament de factures, albarans, nòmines, contractes, assegurances, etc., la digitalització documental és essencial.

Les empreses que s’encarreguen de la gestió d’arxius, són el millor suport en aquest sentit, ja que s’adapten a les necessitats de cada negoci i el seu desenvolupament, oferint la millor ajuda per a digitalitzar els arxius d’empresa i que estiguin guardats en aquest format amb seguretat i protecció.


Per què digitalitzar els documents?


Els motius pels quals implementar la digitalització documental en una empresa, són molts.

 

Amb aquest suport professional la informació sempre està sota control, factor determinant en l’actualitat. Només té accés qui es consideri oportú i és possible conèixer la seva traçabilitat per complet, és a dir, qui ha accedit i quan.

A més, pot ser consultada i editada per diverses persones simultàniament, la qual cosa permet que el treball sigui més productiu i s’exerceixi de manera més eficient.

La cerca d’un document en concret es facilita, pel fet que està completament categoritzat i guardat segons l’hagi estipulat l’empresa. Per tant, no existeix la pèrdua d’informació i s’estalvia molt temps.

Les empreses avancen i necessiten suports que facin que el seu dia a dia sigui més senzill, sense traves.

Els documents són part d’un negoci i, gràcies als professionals en digitalització d’arxius, es troben en lloc segur.

Digitalitzar els documents, en resum, millora l’organització i administració de l’empresa, facilita al personal de treball les seves tasques i aquestes es poden realitzar des de qualsevol ubicació.


Aspectes essencials de la digitalització


Les claus de la digitalització són moltes. Com li hem comentat, millora i augmenta l’acompliment laboral i, com a conseqüència, incrementa la productivitat, quelcom que provoca una reducció dràstica de costos associats.

La comunicació entre l’equip de treball és instantània i fluida, fent que, alhora, succeeixi de tal manera amb els proveïdors, col·laboradors i clients.

En implantar la digitalització existeix, a més, un important estalvi en paper, la qual cosa fa que l’empresa contribueixi a cura del medi ambient.

Tota la informació es troba salvaguardada amb la màxima protecció i només pot ser visualitzada segons l’usuari. Per això, li assegurem que l’empresa pot decidir qui o quin departament pot veure-la i utilitzar-la.

I, en l’actualitat, on el teletreball és tan important, la digitalització documental ha adquirit encara més força. Els empleats poden exercir les seves funcions des de casa seva com si estiguessin en l’oficina, molt positiu per a una corporació.

Així que és una eina vital avui dia.


La digitalització documental a C-DOC


A C-DOC, empresa experta en gestió i custòdia documental, duem a terme la digitalització d’arxius, tant els puntuals que poden requerir un tracte especial, com a gran quantitat d’informació d’una corporació.

Ens adaptem, per tant, a cada situació, perquè els arxius adquireixin la seguretat i el control que necessita l’empresa.

La nostra organització entén la digitalització no sols com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament d’un negoci.

Els seus clients, proveïdors i col·laboradors podran veure en la seva empresa un treball amb major protecció i més competitiu davant d’altres.

Faci que els seus documents es conservin al 100% i faciliti les seves consultes amb C-DOC.

Els nostres serveis són molt amplis i inclouen activitats com la custòdia i la gestió íntegra de la documentació.

Contacti amb nosaltres si necessita més informació, estarem encantats d’atendre’l.