Contractar gestió documental és cada vegada més freqüent en les empreses. És un servei professional totalment necessari si es vol tenir el major control de la informació corporativa i poder utilitzar-la ràpidament, la qual cosa suposa un augment de la productivitat laboral enorme.

Gràcies a la custòdia documental d’arxius, és possible adquirir un millor maneig, tant físic com digital, imprescindible per a continuar creixent a nivell empresarial i fer que els temps de resposta als clients siguin els menors possibles.

És un servei que fa que les empreses ja no hagin d’emmagatzemar en les seves oficines desenes d’arxivadors que, únicament, no sols ocupen espai, sinó que la cerca d’informació pot resultar desesperant i fa perdre temps als empleats cada dia. Per això, contractar gestió documental és una gran opció que garanteix el millor magatzematge i categorització dels arxius.

A més, què em diu de la documentació que per normativa s’ha de guardar determinats anys?, la seva empresa pot guardar-la amb total seguretat?, quan espai ocupa?. Confiï en la gestió i custòdia documental i tindrà el millor suport en aquest sentit.


Ajuda professional per a gestionar els seus documents

 

La gestió documental permet obtenir una òptima organització i emmagatzematge dels arxius, a més de gestionar el seu flux, controlar els accessos, conèixer qui els consulta, etc.

Són totes aquelles estratègies i mètodes que s’utilitzen per a capturar, preservar i difondre els arxius mitjançant la millor categorització.

I, igualment, s’encarrega de la seva eliminació quan sigui necessari.

És un servei que proporciona més informació a un negoci i adquireix la certesa que les dades estan en les millors mans. Per als treballadors, és una gran ajuda, ja que poden localitzar cada document en pocs segons, de manera molt fàcil i senzilla. Fins i tot poden treballar diferents departaments en un mateix arxiu, imprimir-lo, enviar-lo, així com gestionar-lo des de qualsevol ubicació i moment.

Els documents es poden desar tant en format digital com físic, així que també estan disponibles en paper en unes instal·lacions perfectament condicionades per a això, amb total seguretat.


Quins són els motius per a contractar una empresa de gestió documental?


Per tant, existeixen moltes raons per les quals una organització ha de contractar gestió i custòdia documental. Li comentem a continuació alguns dels motius més destacats:

 

 

  1. Gran estalvi de costos: és molt més econòmic externalitzar aquesta gestió que tenir centenars de documents mal ordenats en una oficina. I, per descomptat, els treballadors estalvien molt temps i esforç a trobar papers.

 

  1. Major seguretat: especialment en els documents confidencials o secrets, un negoci adquireix la tranquil·litat que la seva informació està correctament protegida i en les millors mans. A més, en cas d’incendi, per exemple, la seva informació està fora de perill en grans instal·lacions amb grans mesures de seguretat.

 

  1. Restricció d’accés: només poden veure i treballar en els documents les persones autoritzades. Així que vostè decideix qui són i, per descomptat, es pot modificar quan es requereixi.

 

  1. Gran accés als arxius: els empleats poden visualitzar i compartir els arxius fàcilment, sense cerques eternes, des de qualsevol ordinador o un altre dispositiu i des de qualsevol localització geogràfica. Aquest aspecte és idoni per a poder teletreballar.

 

  1. Més productivitat: la gestió documental provoca que les empreses siguin més eficients i productives, ja que les tasques es desenvolupen amb major facilitat.

 

  1. Imatge d’empresa més professional: tenir un control documental d’aquestes característiques és la millor carta de presentació cap als seus clients.

 

Experts en gestió i custòdia de documents


Contracti els serveis de gestió i custòdia documental i la seva empresa podrà gaudir dels seus nombrosos avantatges.

Si necessita ajuda per a organitzar els documents d’una empresa, contacti amb C-DOC i li oferirem un servei totalment personalitzat i efectiu.

Demani’ns informació sense compromís.