La custòdia documental és un element que tradicionalment no ha rebut l’atenció i importància que mantenia dins el funcionament d’una empresa seriosa.

 Amb el pas dels anys, i l’ampliació de la Llei en matèria de protecció de dades, l’objectivació dels aspectes més determinants i rellevants de les dades dels seus clients, i les exigències de l’fisc, portar una custòdia detallada d’aquests documents en nostre sistema i en els nostres arxius, resulta un element clau que aporta seguretat a la nostra organització.

No obstant això, dur a terme aquestes bones pràctiques, solen ser molt costoses tant en temps com en diners.

És a dir, localitzar un espai a la seva empresa, per dipositar un arxiu d’almenys 5 anys cap al present, sistematitzar la destrucció segura de documents a mesura que sigui necessari, crear un mètode d’arxiu útil per a la localització de qualsevol document requerit, i un llarguíssim etcètera, unit, indubtablement a la pròpia custòdia segura d’aquests documents.

 

CUSTÒDIA D’ARXIUS I ADEQUACIÓ A LA LOPD

La custòdia d’arxius s’ha de fer sempre sota les exigències que marca la Llei Orgànica de Protecció de dades, que vetlla perquè aquesta guarda i vigilància dels documents, garanteix que les dades dels seus titulars, no són filtrats, ni usats per tercers sota cap circumstància, i que, a més, els permet accedir-hi per consultar que tot està en ordre o, si cal rectificar-les, o eliminar-los.

Fins organitzacions tan reconegudes com els cossos de policia, avui han de seguir estrictament aquests preceptes legals en custòdia documental.

 

CONTRACTACIÓ DE PROFESSIONALS EN CUSTÒDIA I GESTOR DE DOCUMENTS EXTERNS

Fer especial atenció a tot el que això implica sol fer necessari buscar un servei de custòdia i gestor de documents aliè a l’empresa que es dediqui en exclusiva a aquests assumptes.

No es pot oblidar en cap moment que una pèrdua de documents, és a dir, d’informació altament sensible, podria comportar costoses sancions a la seva empresa o negoci.

Porteu a terme polítiques de custòdia activa de documents i arxius, com a inversió de futur i per assegurar que, de ser necessari, podrà demostrar que ho està fent a la seva empresa.