Custodiar documents mitjançant una empresa externa té grans beneficis. Entre altres avantatges, destaquen poder recuperar espai físic en les oficines, obtenir major productivitat empresarial i del propi personal, reduir els costos associats, solucionar els problemes derivats a la localització dels arxius, estalviar gran quantitat de temps en emmagatzematge, prevenir la pèrdua d’informació i obtenir més seguretat i protecció.

Així mateix, gràcies a la custòdia documental, s’obté una actualització contínua, tots els inventaris i, com a conseqüència, més confiança que la confidencialitat està garantida.

Empreses com a C-DOC donen resposta amb l’emmagatzematge de documents en espais segurs a les necessitats de les corporacions, les quals han de desar arxius durant molt de temps i en perfectes condicions, a més que han d’estar disponibles en el moment que es requereixin.

Gestionar i custodiar arxius per a empreses fa que l’administració empresarial sigui més senzilla, optimitza els recursos i provoca que el personal del negoci no hagi de perdre temps a guardar correctament cada paper.

Així que l’externalització de la custòdia documental és molt positiva en tots els sentits.

Emmagatzemar documents en sobres i caixes idònies


És un servei que guarda qualsevol tipus de documentació en espais adequats, mitjançant sobres i caixes i ferris controls d’accés, on només les persones autoritzades poden tenir contacte amb aquesta informació. Per tant, si es tracta d’arxius secrets o sensibles, és la millor opció, i la que assegura que tercers no podran visualitzar el seu contingut. La custòdia documental minimitza possibles riscos derivats de la seva manipulació i, per descomptat, es pot conèixer la seva traçabilitat.

C-DOC garanteix, en aquest cas, un tractament professional, el millor emmagatzematge i guardat i les consultes d’arxius físics i digitals segurs.

Els sobres i caixes tenen diferents mesures, ideals per a poder manipular la informació i que el seu interior es trobi intacte al pas del temps. Tant cartes, expedients, factures, etc., són guardats perfectament. A més, aquestes caixes tenen gran resistència i força, quelcom que en les oficines de qualsevol empresa no es pot assegurar.

I, tot això, en instal·lacions completament condicionades perquè la documentació estigui fora de perill, fins i tot en cas d’incendis, inundacions i robatoris.

Major productivitat i eficiència


Un dels beneficis, els quals hem fet referència, és l’obtenció de major productivitat.

I és que l’eficiència és un valor afegit de les empreses, ja que els clients volen un servei ràpid i àgil. I, l’única manera d’aconseguir-ho, és gràcies a la gestió i custòdia documental, servei que proporciona poder donar una atenció més eficient, sense contratemps ni esperes.

Amb la custòdia documental, a més de guardar amb seguretat tota la informació, la tindrà a un sol clic i podrà enviar-la, treballar en ella, imprimir-la, etc. Tot això farà que sigui més productiu i una empresa més competitiva.

Administració documental segura


Contacti amb C-DOC i la seva gestió d’arxius físics i digitals millorarà des del primer dia. Podrà destinar l’espai que abans dedicava a desar arxius a altres tasques més productives i tota la seva gestió administrativa i comercial serà més fluida.

El maneig de la seva informació estarà optimitzat i els seus empleats no correran riscos innecessaris.

A C-DOC duem a terme un inventari i preparació de la documentació en la mateixa empresa sol·licitant, coordinem el transport a les nostres instal·lacions, realitzem la millor ubicació i dipòsit i ens encarreguem de la integració de la informació a la nostra intranet, perquè pugui accedir als seus arxius ràpidament, realitzar les seves consultes, peticions de lliurament de documentació i rebre informes d’ús, amb la finalitat de conèixer la seva traçabilitat.

Contacti amb nosaltres i li oferirem una atenció totalment personalitzada, adaptada a les necessitats de la seva empresa.

El nostre centre especialitzat compta amb les més altes mesures de seguretat, així com personal qualificat que assegura el seu guardat.