Les empreses necessiten evolucionar constantment, adaptar-se a les noves necessitats dels seus clients i oferir els seus serveis de manera més eficaç. I, tot això, es pot aconseguir gràcies a la digitalització documental.

Ha de pensar que, a més d’aquesta periòdica actualització, un negoci acumula gran volum d’informació, papers distribuïts, en moltes ocasions, en desenes d’arxivadors i carpetes, ocupant molt espai. En aquest cas, digitalitzar els documents és clau per a tenir el millor magatzematge i categorització digital, mitjançant el qual les cerques seran més ràpides.

La digitalització documental permet guardar les dades amb seguretat, sense que existeixi pèrdua, la qual cosa evita que una empresa pogués tenir seriosos problemes relacionats amb la seva credibilitat i confiança. Aquesta facilitat de conservació, accés i ús, brinda majors oportunitats a les empreses, ja que la productivitat es veu incrementada exponencialment.


Què és la digitalització de documents i per què les empreses han de ser digitals?


La digitalització de la informació és el procés de canvi a format físic o analògic a digital. En referència a l’ús dels documents digitalitzat, els beneficis es multipliquen per a una empresa. I és que els empleats poden treballar en un mateix arxiu de manera simultània diversos departaments, fins i tot des de diferents dispositius i ubicacions.

Això fa possible que els treballadors puguin fer les seves tasques des de qualsevol taula de treball, les seves cases, altres oficines, etc. Només fa falta delimitar i donar accés a segons quins usuaris, els quals ho permeti l’empresa.

Cal dir que, quant als documents de major confidencialitat, la digitalització és determinant, és especial quan es refereix a dades personals, bancàries, etc.

De fet, el concepte d’oficina o empresa digital està molt estès en l’actualitat, ja que la digitalització forma part del seu dia a dia i facilita tots els processos, fent que un negoci sigui més competitiu.

Li comentem, a més, que és possible digitalitzar tot tipus de documents, tant les factures, albarans, rebuts, pressupostos, contractes, documents legals, documentació financera i fiscal, com a informació relacionada amb recursos humans.

Així que fa que qualsevol consulta, edició i lectura sigui molt més eficient.

Gràcies a la gestió digital de la informació, una empresa és molt més ecològica, pel fet que ja no hi ha tant de paper. Enviar qualsevol document és molt fàcil, sense fer fotocòpies ni tenir duplicitats que, a més, ocupen encara més espai.


Com pot impulsar una empresa la digitalització documental?


Amb eines tan potents com la digitalització i una òptima gestió documental, un negoci pot ser impulsat, evolucionar de manera més positiva i seguir a l’altura d’altres empreses del sector.

El motiu és clar: fa que una empresa sigui més innovadora, eficient i continuï sent competitiva. I és que la digitalització fa que una organització es pugui transformar i deixi enrere processos que alenteixen les seves tasques. Quelcom que, sens dubte, pot afectar directament l’atenció als clients i a la seva experiència amb els seus serveis. Ha de pensar que, per a retenir als clients a llarg termini, és molt important reaccionar amb més rapidesa i de forma més satisfactòria.

En definitiva, la digitalització ofereix més agilitat, augment de la rendibilitat, confort en les transaccions documentals i més velocitat en el dia a dia d’una empresa, tant en les àrees comercials com administratives.


Empresa especialitzada en gestió de documents


Si vol gaudir de tots els avantatges que li ofereix una òptima gestió, contacti amb C-DOC, empresa de gestió documental per a digitalitzar informació.

Som experts a oferir la millor conservació documental, la seva recuperació en cas de pèrdua i a facilitar les consultes, mitjançant una òptima categorització i emmagatzematge, tant físic com digital.

Estem a la seva disposició pel que necessiti, ens adaptem a qualsevol empresa i necessitat.