Recentment, el diari digital de l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents de Catalunya (la DaDa) ha realitzat una anàlisi i reflexió sobre els límits que s’haurien d’aplicar als portals de transparència degut a la protecció de les dades de caràcter personal.

Totes les organitzacions es veuen obligades a ser transparents sobre les seves activitats. Aquest fet requereix una custòdia documental ben organitzada per a poder accedir a aquesta informació en el futur. Això pot comportar que certes dades importants i personals de les persones involucrades s’hagin de compartir si es demanen certs documents.

Les dades personals estan separades en diferents nivells de seguretat, que són:

  • Nivell bàsic: Són aquelles dades que involucren informació de caràcter identificatiu, permetent identificar la persona en qüestió. Alguns exemples són: Nom, DNI, telèfon, foto, correu electrònic, etc.
  • Nivell mitjà: Són aquelles dades relacionades amb les dades patrimonials i operacions financeres i crèdit. Alguns exemples són: Dades de personalitat, dades de la seguretat social, antecedents penals, solvència patrimonial i de crèdit, etc. de l’individu.
  • Nivell alt: Són aquelles dades que referencien o parlem sobre la ideologia, afiliació sindical, religió, origen racial, salut, vida sexual, etc. de l’individu.

Sempre s’ha de tenir el consentiment exprés de l’usuari per a publicar aquestes dades, especialment les de nivell mitjà i alt sempre que la llei ho permeti. Sempre s’ha de protegir la seguretat, honor, intimitat o imatge de la persona.

En el cas que la persona en qüestió ja no estigui viva, s’haurà  d’esperar 25 anys després de la seva mort. Si es desconeix la data però es pot assumir que la persona és morta, s’haurà d’esperar 50 anys abans de publicar cap dada sobre aquesta.

En conclusió, la transparència és una obligació per les empreses i dret per als usuaris per a poder saber les activitats i accions que l’empresa en qüestió realitza sobre aquests i sobre el seu capital en general, però sempre s’ha de tenir en compte la protecció de les dades personals de les persones involucrades en el document i/o informació a compartir. Sempre s’ha d’intentar protegir la privacitat de la persona i, al mateix moment, ser transparent sobre el tema.