La digitalització de documents està cada vegada més estesa entre les empreses, ja que ofereix grans avantatges, i és una gran resposta a la necessitat d’espai físic en les oficines.

Resulta un suport idoni que fa que qualsevol informació estigui a l’abast en pocs segons, convertint la digitalització de documents en la millor opció per a gestionar els seus arxius.

Ajuda a tenir major productivitat i eficiència en qualsevol corporació, donant un servei més ràpid als seus clients o proveïdors.

I què dir de la recuperació de documents. En qualsevol negoci poden succeir incendis, inundacions, pèrdues fortuïtes o robatori d’informació de manera sobtada. En aquest cas, gràcies al duplicat de documents en format digital, tots els seus arxius sempre estaran correctament salvaguardats.

La transformació digital és una realitat i, per això, és essencial estar al dia i actualitzar-se mitjançant noves eines a l’abast de tots.

Per què avui dia és necessari digitalitzar documents

La digitalització consisteix a passar documentació física a format digital. Actualment s’emmagatzema gran quantitat d’informació i és necessari establir un ordre i magatzematge de manera còmoda i pràctica per a poder treballar amb ella, enviar-la, visualitzar-la, editar-la, etc.

Ofereix un gran avantatge competitiu a una corporació i fa que tots els seus processos es realitzin de manera més amena i en poc temps, a més de donar als seus clients informació més completa.

Alhora, aquest espai físic que abans ocupaven els seus arxivadors, es pot destinar a altres tasques més rendibles.

Aplicar la tecnologia és la millor decisió que pot prendre per a la seva empresa. De fet, la digitalització documental suposa un gran avanç i estar al dia quant a noves tècniques administratives. Els seus empleats faran les seves tasques de manera més eficient i sense contratemps, ja que no existiran pèrdues i no hauran de destinar temps en cerques entre centenars d’arxivadors.

La transformació digital és aquí i cal aprofitar tot el seu potencial.

En què consisteix el procés de digitalització de documents?


El procés de transformar els seus documents físics en digitals comporta uns passos realitzats per professionals del sector de gestió.

És necessari determinar quina estructura tindrà l’organització documental, amb la finalitat que sigui més pràctica i còmoda.

Igualment, s’ha de conèixer quin tipus de documentació serà digitalitzada, per a així triar la millor solució. Recordi que tant factures, comandes, nòmines, mapes, plans, assegurances, etc. es poden transformar.

Així doncs, entre les diferents etapes durant el procés de digitalització de documents, podem trobar reunir tota la informació, escanejar-la, passar la imatge a text i emmagatzemar-la adequadament.

Aquest suport de gestió li ofereix grans beneficis.

Un dels més importants, és la seguretat. Gràcies a la digitalització, tindrà major protecció i obtindrà més tranquil·litat en aquest sentit.

Els seus documents estaran sempre accessibles, des de qualsevol dispositiu i lloc. Aquest aspecte és molt important, ja que tant vostè com els seus empleats poden treballar des de diferents ordinadors.

A més, podrà compartir fàcilment qualsevol document, enviar-lo, visualitzar-lo i, fins i tot, editar-lo. És un mètode altament eficient i només tindrà accés qui vostè decideixi.

Per descomptat, pot obtenir un gran estalvi en costos i recursos.

Finalment, els seus documents no es veuran deteriorats al pas del temps, ja que es mantindran en perfecte estat.

Tot això fa que la digitalització sigui molt beneficiosa per a les empreses.

Empresa de digitalització documental


Compti amb el suport d’una empresa referent en el sector de la custòdia i gestió documental i la seva informació estarà disponible quan la necessiti. Podrà comprovar ràpidament com la seva productivitat augmenta i podrà realitzar les seves comeses fàcilment.

A C-DOC ens posem a la seva disposició per a oferir-li un servei competent, flexible i adaptat a les seves necessitats.

Contacti amb nosaltres i demani’ns informació sense compromís.