La gestió de documents per a empreses és totalment necessària i imprescindible. Tenir tota la informació organitzada correctament i sempre a l’abast, pot arribar a ser una gran preocupació si no es prenen les millors mesures ni s’usen eines informàtiques al respecte.

La quantitat d’arxius que s’utilitzen diàriament requereixen una gestió de documents per a empreses professional, que faci que obtinguin la major seguretat i protecció. Gràcies a aquest suport, un negoci no ha de preocupar-se d’aquest aspecte, ja que tindrà la certesa que la documentació sempre es troba en lloc segur.

Tenir un major control ofereix més tranquil·litat, a més que una empresa es veu clarament reforçada i és més productiva. No sols es tracta que s’obté un emmagatzematge efectiu, sinó que les consultes són més ràpides i fàcils. En definitiva, l’accés a la informació és excel·lent i, sens dubte, repercuteix positivament en el bon funcionament de la corporació.

De fet, les empreses cada dia es poden trobar amb diferents problemes que resten agilitat a l’hora de trobar informació, com tenir documentació duplicada en els arxivadors, capacitat d’emmagatzematge físic molt limitat i fallades i errors de seguretat.

Totes aquestes traves, no obstant això, poden evitar-se amb una òptima gestió i custòdia de documents per a empreses.

Què comprèn la protecció de documents per a empreses

Obtenir seguretat és més que essencial actualment. Vivim en un entorn molt vulnerable i amb grans tecnologies que ajuden a fer tasques administratives, però aquestes han d’estar perfectament vigilades i atentes a possibles atacs.

Per això, la protecció de documents per a empreses té un paper tan destacat. Una gestió adequada d’informació s’ocupa, sense problemes, de tenir la màxima seguretat i que els seus arxius no acabin en mans alienes.

I, especialment, la informació confidencial i personal, que pot ser més sensible i la seva pèrdua podria implicar serioses conseqüències per al negoci.

La gestió documental garanteix el millor emmagatzematge i vigilància i que només pugui tenir accés els usuaris amb permís, a més d’incloure altres protocols de seguretat.

Per tant, la gestió documental té diferents funcions. Trobem la protecció dels seus arxius, organitzar amb lògica tota la informació, crear i administrar documents i, naturalment, establir sòlides estratègies tècniques.

La gestió i custòdia documental és vital

La gestió d’arxius digitalitzats és molt important, igual que ho és una correcta custòdia documental per a empreses de manera física.

Existeixen molts papers que és imprescindible guardar de manera física durant el temps estipulat per llei, així que ha de fer-se de la millor manera i evitar pèrdues que seria molt costós per a l’empresa.

Dins del servei de custòdia documental hi ha la possibilitat de consultar la informació, la realització d’inventari i, evidentment, la millor conservació en un espai degudament protegit amb altes mesures de seguretat.

Comptar amb la custòdia de documents fa que una empresa es pugui estalviar molt d’espai i minimitzar els costos d’emmagatzematge, garantir la protecció dels arxius i assegurar que l’empresa compleix amb la normativa del RGPD i la LOPDGDD respecte als terminis de conservació de dades de clients.

Els seus documents en les millors mans

Compti amb el suport de la gestió de documents per a empreses i faci que el seu negoci sigui més eficient, ràpid, col·laboratiu i productiu

A C-DOC, empresa experta en gestió i custòdia documental, ens posem a la seva disposició per a ajudar-lo i donar-li el millor servei en aquest sentit.

Disposem d’una gran infraestructura de més de 10.000 m² destinats a gestionar i emmagatzemar documents de tota mena amb la màxima seguretat i confidencialitat, així com les millors eines informàtiques per a gestionar els seus arxius digitalment.

Contacti amb nosaltres i ens adaptarem a les seves necessitats i exigències.