En l’administració d’una empresa hi ha molts tipus de documents, com a factures, contractes, llibres de comptabilitat, nòmines, etcétera, i, tots ells, han de rebre una òptima custòdia documental, per a poder atorgar-los la major protecció.

A més, molta d’aquesta informació està subjecta a l’obligació legal i normativa de ser conservada adequadament el temps estipulat, fent que desar documents d’empresa es converteixi en una obligació.

El temps que ha de conservar-se cada informació pot variar i, per això, s’ha de conèixer quin és en cada cas. És per això que els experts en custòdia documental són els idonis per a dur a terme aquesta acció i garantir el millor magatzematge.

La necessitat d’arxivar i organitzar adequadament qualsevol dada és imprescindible, ja que sempre estaran en lloc segur i no hi haurà pèrdues que podrien ocasionar-li grans problemes en les seves tasques diàries.

La majoria de corporacions solen contractar els serveis de custòdia documental perquè no disposen de mitjans d’emmagatzematge segurs i no tenen a un equip expert en gestió de la informació. Així que tenir al seu costat aquest suport és una excel·lent opció perquè els seus arxius estiguin en lloc segur i que personal especialitzat s’encarregui de custodiar-los correctament.

Què s’entén per custòdia documental?

La custòdia documental és un servei especialitzat mitjançant el qual es guarda, organitza i emmagatzema degudament els documents d’una empresa, sempre amb gran vigilància.

L’entorn o lloc està perfectament condicionat. Compta amb diferents mesures de seguretat i conservació com a sistemes de detecció i extinció d’incendis, personal qualificat amb control d’accés, servei d’alarma 24 h, etc.

A més, en els centres de custòdia documental, existeix gran confidencialitat i identitat.

Els avantatges de comptar amb aquest servei tan pràctic i segur per al seu negoci, van des d’estalviar espai i minimitzar els seus costos d’emmagatzematge, garantir la protecció física de la informació, oferir el millor accés a les persones autoritzades, assegurar que l’empresa compleix amb la normativa vigent referent als terminis de conservació, a incrementar la seva tranquil·litat respecte que les seves dades estan en les millors mans.

Amb aquests beneficis tan clars, una empresa pot projectar, fins i tot, una imatge als seus clients més competent, actualitzada i, especialment, segura.

Per què necessita guardar correctament els documents de la seva empresa

Existeixen documents en les empreses que es necessiten diàriament, però existeixen uns altres que només ocasionalment. I també aquells que, encara que no requereixi la seva consulta, ha de guardar-los durant un temps estipulat per llei.

Per aquest motiu, entre molts altres, ha de gaudir de la millor custòdia documental.

És molt important tenir en lloc segur, a més, aquella informació que, en cas de pèrdua, seria molt difícil de reemplaçar, com a certificats originals, títols de propietats, etc.

I, a mesura que una empresa creix i s’expandeix, també ho fa el número de documentació, sent impossible emmagatzemar-los amb protecció de manera física en una oficina. No sols per a buscar qualsevol paper, sinó per a garantir una òptima conservació amb el pas dels anys. I què dir si hi hagués algun robatori o incendi. Seria catastròfic.

Gràcies a la custòdia documental, és possible protegir la informació de factors ambientals, errors de maneig humà i de qualsevol risc que podria malmetre’ls.

Els arxius d’una empresa són essencials per al seu bon desenvolupament i funcionament i, per descomptat, per al seu creixement.

Gestionar els documents d’empresa

Així doncs, ha de confiar en aquest servei tan necessari. A C-DOC som experts en l’àmbit. Ens encarreguem de gestionar documents per a empreses de manera professional, totalment personalitzada i adaptada als nostres usuaris.

Contacti amb nosaltres i demani’ns informació. La seva documentació estarà en les millors mans.

Estem a la seva disposició pel que necessiti.