El procés de digitalització d’arxius, a poc a poc, es va implementant en moltes empreses, tant grans com petites. Per sort, aquestes poden veure i comprovar com, digitalitzar els seus documents, els ofereix grans oportunitats i avantatges, com obtenir major productivitat i eficiència laboral.

Especialment per a les organitzacions que compten amb diferents departaments, on la comunicació ha de ser efectiva i molt fluida, la digitalització d’arxius és determinant.

De fet, una òptima gestió de tota la informació és clau i forma part de la transformació digital, la qual fa que el negoci s’adapti als canvis tecnològics i pugui, no sols mantenir-se dins del seu sector, sinó continuar creixent i evolucionant.

La digitalització brinda la possibilitat d’organitzar de la millor manera tota la informació, categoritzar-la i poder treballar amb ella sense perdre temps, facilitant els processos, a més d’obtenir la màxima seguretat digital.

Si la seva empresa encara no compta amb documents digitalitzats, en aquest post li donem més informació perquè faci el pas i pugui beneficiar-se de la millor gestió dels seus arxius.

Digitalització de documents: concepte i arxius que permeten aquest procés

Es tracta d’un procés tecnològic que converteix un document analògic en una imatge digital, mitjançant diferents tècniques, amb la finalitat de millorar els serveis i les tasques, i integrar sistemes d’informació, així com assegurar la seva conservació al llarg del temps.

Per a poder digitalitzar la documentació, és necessari comptar amb una empresa experta en gestió i custòdia d’arxius, la qual posa a la seva disposició les millors eines i s’encarrega de tots els processos i verificacions.

Aquesta identifica i classifica cada document i el digitalitza, per a després emmagatzemar-lo de la millor manera per a poder trobar-ho sense dificultats.

Tenint aquest suport al seu costat, obtindrà la millor solució al problema d’acumular centenars de documents en els seus arxivadors físics i a tenir poc espai i, com a conseqüència, aconseguirà tenir major accessibilitat a la seva informació, de manera immediata i sense eternes cerques.

Especialment, per a gestionar comandes, inventaris, portar l’administració i tramitar processos de distribució, la digitalització dels arxius d’empresa és molt important i afecta a la rendibilitat i productivitat de manera positiva.

És possible passar de paper físic a format digital qualsevol document, com a albarans, assegurances, contractes, nòmines, arxius de caràcter multimèdia, imatges, mapes, etc. És a dir, qualsevol informació que es desitgi emmagatzemar i conservar en perfectes condicions per a poder treballar amb ella de manera més àgil i flexible.

Transformació digital: clau en l’actualitat

La transformació digital, la qual fa referència a l’ús de les noves tecnologies per a millorar la seva gestió i garantir resultats de més èxit, és un canvi molt important per a una empresa i clau en la seva estructura.

D’aquesta manera, digitalitzar els documents forma part d’aquesta transformació, on la tecnologia té un gran paper amb enorme impacte, ja que suposa tenir un gran avantatge enfront de la competència.

Empresa de gestió documental per a digitalitzar arxius

Si vol tenir accés als documents de manera digital, contacti amb C-DOC, empresa líder en gestió i custòdia de documents. Entre altres serveis, li oferim la digitalització documental de tots els seus arxius.

Obtindrà una millor conservació dels documents, una ràpida recuperació en cas de pèrdua, més facilitat en les consultes i facilitat de duplicació i distribució.

A C-DOC digitalitzem els seus arxius, tant de manera puntual com quantitats massives, segons les seves necessitats i requeriments.

Ens ocupem de tot el procés, des de la realització d’un estudi personalitzat, preparar la seva documentació, la identificació i indexació, fins a la integració a sistemes de gestió electrònica de documents.

Estem a la disposició de la seva empresa.