Amb l’objectiu d’obtenir la màxima productivitat en una empresa, és important comptar amb una potent gestió documental, capaç d’automatitzar i facilitar els processos, entre els quals trobem mantenir els fluxos de treball correctament, sense interrupcions.

Organitzar la documentació i categoritzar-la tan bé com sigui possible és clau i fa que un negoci estalviï molt temps i diners.
La gestió documental provoca que es minimitzin els riscos, es tingui la màxima seguretat i que no existeixin pèrdues d’informació.

En el dia a dia d’una empresa hi ha moltes tasques, les quals les realitzen diferents empleats i des de diferents dispositius i ordinadors, així que l’accés ha de ser el més fàcil i ràpid possible. És molt important, a més, que el servei al client i l’atenció sigui perfecta, sense problemes que puguin fer veure que un negoci estigui mal organitzat o no ofereixi confiança. És a dir, els clients han d’estar satisfets amb la relació comercial i que es compleixin les seves expectatives. L’eficiència és fruit de la millor administració i magatzematge de la informació i aquest aspecte només pot aconseguir-lo gràcies a una excel·lent gestió de documents.

Amb una gestió professional de les seves dades, els fluxos de treball o workflows de la seva empresa, seran els més eficients i els resultats seran excepcionals.

En l’actualitat, les eines que s’empren busquen especialment facilitar totes les tasques a través de funcionalitats de control de fluxos de treball.

Amb una gestió d’arxius adequada, s’assegura, a més, que únicament persones autoritzades puguin visualitzar, enviar i, en definitiva, treballar en aquesta informació. Així que, com li dèiem, la protecció és total. Aquesta inclou la captura, indexació, assignació, emmagatzematge i distribució dels documents, tant els físics com els digitals, perquè el seu rastreig, cerca i administració sigui més senzilla i fàcil.

Què és el workflow?

En aquest sentit, tenir a un gestor documental al seu costat és imprescindible. És una figura que controla els seus fluxos de treball, sigui com sigui el seu estat i situació. És a dir, en cas de ser una factura, si aquesta ja està abonada, si està rebuda, etc.

El workflow és, en definitiva, la màxima automatització dels processos d’una empresa. Està totalment relacionat amb els processos d’un negoci i la seva anàlisi, amb la finalitat d’aconseguir major eficiència i productivitat.

Mitjançant els fluxos de treball, és possible connectar els empleats amb les tasques d’una organització empresarial.

La importància del flux de treball en la gestió de documents

Gràcies a la gestió de documents i al millor control dels fluxos de treball, es defineix amb claredat cada arxiu i registre, facilita la seva assignació a cada empleat i, amb això, s’obté major eficiència.

Si no fos així, en una empresa els documents serien incontrolables, hi hauria pèrdues i, fins i tot, fugida d’informació, la qual afectaria la imatge de marca.

A més, segons quin document, ha de tramitar-se en un temps establert i això pot garantir-lo una gestió professional. Igualment, si la informació en qüestió ha d’aprovar-se i revisar-se a través de diferents departaments d’una empresa, podrien existir problemes en cas de no tenir aquesta ajuda.

Per tant, si vol que el seu flux de treball flueixi i no hi hagi problemes associats, necessita tenir al seu costat a una òptima gestió documental. A més, pensi que redueix els errors manuals i els temps de cerca.

En resum, els beneficis del workflow són millorar la productivitat, automatitzar els processos, adquirir els millors procediments, oferir major seguretat en l’accés, optimitzar la circulació d’informació interna, estalviar temps i permetre descobrir noves oportunitats de millora dins de l’empresa.

Gestionar els seus documents fàcilment

Si vol saber com gestionar els arxius per a tenir més organització en una empresa, contacti amb C-DOC, experts a custodiar i gestionar documents de tota mena, tant els relacionats amb el dia a dia d’una empresa com els de caràcter més confidencial, assegurant el seu control d’accés.

Estem a la seva disposició pel que necessiti.