En tot negoci és necessari gaudir de la millor organització de documents. Això ajuda a ser més eficient i dóna l’oportunitat d’oferir un servei més qualitatiu. En resum, una corporació és més competitiva i atractiva per als clients.

Qualsevol estructura empresarial utilitza gran quantitat d’arxius i informació, que requereix d’un òptim magatzematge. I no sols per a poder resguardar-los correctament, sinó perquè, en cas de necessitar-los, poder trobar-los el més ràpid possible, sense problemes i sense pèrdues de temps.

L’organització de documents assegura poder treballar més còmodament i augmentar, sens dubte, la productivitat, tant la del propi empresari com la dels seus treballadors, millorant els processos laborals cada dia.

Estem envoltats de centenars de gestions administratives, així que, què millor que fer-ho de la manera més efectiva i pràctica possible? La gestió documental proporciona la major ajuda en aquest sentit i és essencial comptar amb un suport professional.

Aquest analitza una empresa i estableix normes lògiques d’ordre i estructura, amb l’objectiu de manejar i usar la informació sense contratemps.

La gestió documental és clau en l’organització dels arxius

Aquesta tècnica d’organització de documents consisteix en la unió d’estratègies que permeten el millor emmagatzematge i guardat de dades, de manera estandarditzada. Així, existeix un major control i format, permetent un maneig més eficient i ràpid.

La gestió documental sempre ha estat molt important, però avui dia més que mai, a causa de la gran quantitat de papers que s’envien, s’imprimeixen, es consulten i, fins i tot, s’editen entre diferents dispositius situats en diferents ubicacions.

A més, tenir ben organitzada la documentació permet poder recuperar-la en cas d’incidència, ja que assegura la seva conservació el temps estipulat per llei. La protecció de dades és també un aspecte molt important, quelcom que es té en compte en la gestió i custòdia d’informació.

Aquest procés d’organització té diferents fases. Inicialment, trobem la incorporació dels documents i la seva digitalització.

Després, existeix el registre, perquè quedi constància que aquests han estat rebuts o creats i la seva correcta classificació, mitjançant l’agrupació de manera jeràrquica.

I, posteriorment, es procedeix al seu emmagatzematge, amb l’objectiu de mantenir i preservar a informació, garantint així la seva conservació i protecció.

L’accés als documents, gràcies a aquesta mena de gestió i organització, és la millor, ja que existeix més seguretat i només té accés qui es decideixi, segons els usuaris permesos i mitjançant un exhaustiu control.

Així doncs, tenint la seva documentació organitzada, s’adquireix major tranquil·litat i confiança que els seus arxius estan sempre a la seva mà.

Els grans beneficis que aporta la gestió documental

La gestió documental fa que les empreses puguin gaudir de beneficis molt positius, com:

  1. Estalviar diners i temps
  2. Controlar tots els processos administratius
  3. Millorar la productivitat i l’eficiència
  4. Tenir el millor accés als documents
  5. Aconseguir seguretat i protecció
  6. No haver de destinar espai físic en magatzematge d’arxius
  7. Ser una empresa més competitiva
  8. Facilitar la implementació de processos i normes de qualitat

 

Són avantatges que, actualment, són necessaris per a desenvolupar correctament una activitat empresarial amb garanties i oferir als seus clients i col·laboradors un servei més professional i qualitatiu, a l’altura de les seves expectatives.

Empresa experta a organitzar i gestionar documents

Confiï en C-DOC, empresa líder en gestió documental i a atorgar la millor organització dins de les corporacions.

Li garantim que, tenint un emmagatzematge correcte, la seva informació no sols estarà correctament custodiada, sinó que tindrà un accés ràpid i sense pèrdues.

Ens posem a la seva disposició per a donar-li un suport professional, a mesura i adaptat a les necessitats del seu negoci.

 

Contacti amb nosaltres, li esperem a C-DOC.