Adaptar-se a les noves tecnologies és una necessitat, especialment quan parlem de tenir la millor organització documental. Aquest fet proporciona que les empreses adquireixin tècniques de treball digitals més productives i eficients, més rendibles i ràpides, la qual cosa proporciona major satisfacció en l’àmbit laboral, tant per als clients com per als treballadors.

Guardar i emmagatzemar documents d’empresa ha de fer-se correctament i tenint la certesa que existeix seguretat durant tot el procés.

Si no fos així, existeix la possibilitat de pèrdua d’informació, quelcom molt greu a nivell empresarial.

Gràcies a una òptima organització documental, a més, una empresa és capaç de ser més competent i actualitzada. Aquests aspectes són essencials si es vol avançar i progressar dins del sector.

Els canvis tecnològics han fet que el tracte de la informació i les dades sigui diferent, igual que el seu maneig. Per això, és important adaptar-se i deixar-se aconsellar per empreses expertes en gestió i custòdia documental, les quals implementaran les millors mesures sobre aquest tema.

Tant una correcta gestió d’informació com la seva custòdia, és una pràctica fonamental en l’actualitat. Constantment, les organitzacions capturen, emmagatzemen, envien i editen arxius i, per aquest motiu, s’ha de comptar amb el millor suport, amb la finalitat de mantenir un òptim ordre i categorització, així com garantir la seva recuperació.

La capacitat d’emmagatzematge físic en les oficines pot arribar a ser tot un problema, ja que ocupa molt espai, quelcom que sens dubte es resol tenint al costat una gestió documental professional. Aquest suport farà que les empreses puguin disposar d’aquesta zona on abans només hi havia arxivadors, digitalitzar tota la seva informació i guardar les dades en un magatzem amb major protecció i amb contínua vigilància.


Com afecta la productivitat la gestió documental?


Guardar correctament els documents mitjançant la gestió i custòdia, fa que un negoci tingui a la seva disposició solucions efectives per a automatitzar els processos de treball. Aquest factor fa que augmenti la productivitat, l’eficiència i es redueixin costos tots els mesos. A més, provoca que la informació estigui sempre a l’abast.

Diferents estudis assenyalen que:

1. El 90% de les tasques d’una empresa giren al voltant de la cerca documental.

2. El 80% dels treballadors inverteixen mitja hora diària a extreure informació dels arxivadors.

3. El 30% del temps s’inverteix a buscar informació per a fer les tasques laborals.

4. El 90% dels documents que es consulten no estan custodiats apropiadament.

5. El 7,5% dels documents desats en paper s’arriben a perdre.

Són dades reveladores que, gràcies a una correcta gestió d’informació, podrien ser molt diferents en la seva corporació.

Amb la implementació d’un òptim emmagatzematge i arxivat, es reduiria dràsticament el temps dedicat a la seva cerca i emmagatzematge i s’incrementaria la capacitat de donar respostes més ràpides i eficients als clients.


Altres avantatges de comptar amb suport documental


A més de ser molt més productiva, una empresa adquireix major organització i agilitat i, per descomptat, és més segura. La gestió documental treballa amb protocols que asseguren la màxima protecció i control d’accés a la informació.

La documentació està categoritzada correctament, perquè la seva cerca sigui molt ràpida, igual que el seu enviament i visualització entre diferents departaments de l’empresa.


Empresa sempre a l’avantguarda amb gestió de documents


Tenir la millor gestió de la seva informació farà que la seva empresa sigui molt més potent.

Contacti amb C-DOC i aconseguirà obtenir seguretat i privacitat en tots els seus enviaments, igual que en les seves gestions i guardat d’arxius.

Li brindem solucions professionals per a tenir la màxima accessibilitat i protecció.