Moltes empreses es plantegen comptar amb els serveis d’una empresa de custòdia documental per diversos motius, entre els quals destaquen tenir grans problemes d’espai per a emmagatzemar arxius; i que el personal intern no vol fer-se responsable de la informació física i la seva cura, ja que implica dedicar hores laborals a tenir controlat exactament on va cada documentació, guardar-la, desfer-se d’ella quan escaigui, etc.

I és una gran responsabilitat que ningú vol assumir perquè, en cas de pèrdua, les conseqüències són fatals.

Referent als espais on es guarden les desenes d’arxivadors en les oficines, aquests poden ser utilitzats per a altres tasques més productives i amb major repercussió i no sols com a magatzematge.

Aquestes raons de pes, entre moltes altres, fan que els serveis de custòdia documental siguin imprescindibles per a qualsevol negoci, i una gran ajuda en el seu dia a dia.

La custòdia i gestió documental per a empreses és un suport professional que consisteix a guardar adequadament tota la documentació, mitjançant grans mesures de seguretat i vigilància, en un entorn protegit i una correcta categorització i magatzematge, permetent poder accedir a la informació de manera fàcil quan es requereixi física o digitalment. Gràcies a aquesta ajuda, les empreses compleixen rigorosament les normatives vigents sobre Protecció de Dades.

La custòdia documental fa que les empreses siguin més productives i eficients i que el seu entorn laboral no acumuli caixes sense identificació sobre informació que, en cas de necessitar-la, trigaria molt temps a trobar-la, a més de diners en costos.

Sense aquest servei tan necessari, una empresa pot sofrir el robatori de dades confidencials, pèrdua d’informació, mala conservació dels papers més importants, etc., quelcom que, sens dubte, afectaria molt negativament al negoci.


Per què una empresa ha de tenir el suport de la custòdia de documents


Tenint l’ajuda que la custòdia documental pot oferir, una empresa obté grans beneficis:

 

  1. Gran estalvi de costos en emmagatzematge, ja que s’allibera espai de la pròpia empresa.

 

  1. Gran estalvi de diners en cerques infinites entre desenes de papers.

 

  1. Major seguretat en accedir a qualsevol informació pel fet que, amb la custòdia documental, existeix un control d’accés i identificació.

 

  1. Més protecció física documental. Les empreses que realitzen custòdia disposen d’instal·lacions adequades i adaptades, amb excel·lents mesures de seguretat.

 

  1. Accés als arxius assegurat, ja que els usuaris tenen a la seva mà la seva documentació fàcilment, sense esperes.

 

  1. Més tranquil·litat al respecte, perquè s’adquireix la certesa que tot està sota control, i existeix una correcta gestió professional, sense pèrdues ni problemes d’última hora.

 

  1. Definició dels cicles de vida dels documents, expurgant els que no s’hagin de guardar.

 

Com s’efectua el trasllat documental d’una empresa?


Les mesures de protecció ofertes per les empreses de custòdia d’informació són enormes i, entre elles, destaca, un òptim trasllat documental per a empreses.

Posen a la disposició dels clients els millors mitjans per a garantir la integritat i confidencialitat dels documents.

Es tracta d’una logística totalment professional, ràpida i eficient, mitjançant un sistema d’etiquetatge que assegura el correcte moviment i trasllat d’arxius, la qual cosa ofereix major confiança a les empreses.

El magatzematge posterior es realitza en instal·lacions totalment condicionades, amb gran seguretat i resistents a incendis, inundacions, robatoris, etc.

I, referent a la digitalització documental, existeix una òptima gestió que facilita poder visualitzar cada informació, enviar-la i treballar en ella entre diferents departaments.


Empresa especialitzada en gestió i custòdia documental


A C-DOC ens ocupem de tot el procés relacionat amb la custòdia documental, tant en la realització d’inventaris, trasllat de documents, atorgar-los la millor ubicació i la integració d’aquesta, amb l’objectiu que els nostres clients disposin d’ella i puguin usar-la quan vulguin.

Contacti amb C-DOC i els seus arxius tindran la millor cura i maneig, així com gran seguretat.