Les empreses compten amb informació de gran valor històric, econòmic i, fins i tot, sentimental, la qual cosa fa necessari guardar la documentació confidencial en un entorn segur i protegit.

Aquesta no pot ser emmagatzemada en llocs on sigui fàcilment accessible i on pugui estar a expenses de possibles incendis o desastres naturals. Els arxius d’aquesta naturalesa, si no tenen el millor guardat, podrien extraviar-se o danyar-se amb facilitat, aspectes amb grans conseqüències negatives per a un negoci.

La custòdia de documents secrets, a més, adquireix especial rellevància quan parlem de l’espai físic que ocupa en una oficina, ja que poden ser desenes de papers i, que podria ser utilitzat per a altres menesters més productius.

Així que tenir el suport d’un centre especialitzat a gestionar i custodiar arxius d’empresa és determinant, pel fet que compten amb les millors mesures de seguretat i garanteix que les empreses puguin tenir accés als seus arxius quan ho necessitin.


La custòdia documental ofereix la màxima protecció


La custòdia documental consisteix en l’emmagatzematge i organització correcta dels documents d’una corporació, mitjançant la millor categorització.

Guardar la documentació confidencial de manera protegida és una necessitat, no sols per a assegurar-se que els arxius no acabin en mans alienes, sinó que ajuda en la seva gestió. És un suport professional que analitza cada document, el desa degudament el temps necessari i, en cas de destrucció, ho realitza sense deixar rastres i de manera adequada.

I és que moltes empreses trien els serveis de custòdia documental per moltes raons de pes. Una d’elles, és perquè no tenen espai disponible on guardar documentació; i, una altra, és per mancar de personal intern especialitzat en gestió documental, essencial per a obtenir la millor organització i que l’empresa funcioni sense contratemps.

Gràcies a una custòdia professional en un centre específic, les empreses poden estalviar molts diners en emmagatzematge, es garanteix la millor protecció física dels arxius, tenen l’accés segur a aquests i s’apliquen les millors mesures de retenció de documents. És a dir, quan l’arxiu ja no s’ha de guardar segons la legislació, tal com li hem comentat, aquest és eliminat definitivament, sense cap mena de filtracions de dades.

Una òptima gestió i custòdia documental ofereix tranquil·litat als empresaris en aquest sentit i fa que la seva informació sempre estigui en les millors mans.


Grans mesures de seguretat en els centres de custòdia documental


Les mesures de seguretat que brinden les empreses de custòdia de documents són enormes. S’encarreguen tant de la recollida, indexació, categorització i emmagatzematge de cada document, facilitant sempre les consultes en el moment que es desitgi.

Són centres dedicats en aquest tema, amb sistemes d’alarmes i emergències, control d’accessos, circuits de videovigilància, etc. Això assegura que només personal intern tingui contacte amb els seus arxius i que aquests gaudeixin de la màxima protecció enfront de possibles incendis o altres incidències climatològiques, mantenint en perfecte estat la informació.


Centre per a guardar documentació confidencial


A C-DOC disposem d’un centre dedicat a l’emmagatzematge i custòdia de documents per a empreses. Solucionem els problemes d’espai i assegurem la preservació dels arxius en tot moment, mitjançant la millor gestió documental.

Disposem d’infraestructures idònies per a garantir la confidencialitat i disposem de protocols sistemàtics d’actuació i sistemes de control per a protegir la informació dels nostres clients.

A C-DOC realitzem un inventari en l’empresa dels clients, ens ocupem del transport de la documentació a les nostres instal·lacions, oferim la millor ubicació i integrem els arxius en la intranet, perquè l’accés sigui ràpid i fàcil. D’aquesta manera, és possible tenir disponible la informació quan es requereixi, tenir informes d’ús a mà i, quelcom és més important, mantenir fora de perill tots els documents físics.

Contacti amb C-DOC i li oferirem un servei de gestió i custòdia documental professional i adaptat a la seva empresa.