A tota empresa és essencial que existeixi organització, ja que ajuda al seu bon funcionament, provocant a més que el negoci sigui més productiu i eficient.

Un sistema de gestió documental és perfecte per a tenir el millor control de la seva informació i tenir-lo tot emmagatzemat correctament.

Gràcies a la seva implantació, l’administració d’una empresa no sols se simplifica, sinó que s’adquireix més accessibilitat a qualsevol document i els processos són molt més senzills.

De fet, i perquè les corporacions puguin tenir a l’abast un sistema de gestió documental òptim que els ofereixi el millor suport en el seu dia a dia, la Generalitat ha donat a conèixer el període de presentació a la sol·licitud per a accedir a les “Subvencions per al disseny i la implantació d’un sistema de gestió de documents en arxius d’entitats locals i universitats públiques”; És del 25 de febrer al 15 de març de 2021.

Amb aquesta subvenció, una entitat pot implementar aquest sistema i simplificar clarament qualsevol tràmit, ajudar-la a fer tasques administratives i, sens dubte, és una eina perfecta per a poder ser més eficient i resolutiu.

En què consisteix un sistema de gestió de documents?

Un sistema de gestió d’arxius emmagatzema, administra i controla qualsevol document dins d’una organització. És una peça clau per a tenir-ho tot baix control i tenir una localització centralitzada, que permet a tots els empleats accedir a ells fàcilment i realitzar les accions que es desitgin. Igualment es pot delimitar l’accés.

La quantitat d’informació que empren i manegen les empreses creix cada dia més i, per això, és essencial comptar amb un sistema organitzatiu eficaç i segur, que afavoreixi el bon funcionament.

A més, una corporació és molt més competitiva gràcies a la gestió documental, ja que ofereix un servei molt més ràpid.

Els objectius dels sistemes de gestió documental són molts, i destaquen:

  1. Preservar qualsevol document, tenir un ferm control i conèixer la seva ubicació exacta en tot moment.
  2. Custodiar els arxius eficaçment i, en cas de necessitar-los, recuperar-los.
  3. Complir la legislació vigent
  4. Garantir el bon funcionament administratiu d’una empresa.

Duent a terme tots aquests objectius provoca que una empresa obtingui més seguretat, protecció i, especialment, confiança, que tota la informació es troba en bon estat.

Quins són els avantatges d’implementar un sistema de gestió de documents

Existeixen molts avantatges molt beneficiosos per a qualsevol negoci. Tenir bona organització fa que els processos siguin més simples i fàcils. Destaquem els més rellevants a continuació:

  1. Localització centralitzada: la gestió documental és perfecta per a organitzar en un punt únic tots els arxius. D’aquesta manera, amb la digitalització documental tot està centralitzat i és molt més accessible. En aquest cas, l’empresa pot decidir quins empleats té accés a quins documents.
  2. Major productivitat: una corporació resulta més eficient i rendible gràcies a una gestió d’aquestes característiques. Es poden automatitzar processos i saber en quin punt està cada tasca.
  3. Seguretat i protecció: tenir els seus documentes segurs ha de ser una de les seves prioritats i aquest sistema li ho proporciona. Al no tenir fitxers físics en les seves oficines, els seus arxius estaran sempre controlats i, a més que no es deterioressin amb el pas del temps, no podran ser extraviats o sostrets per persones alienes.
  4. Visualitzar i compartir informació: els sistemes de gestió permeten poder veure, editar, enviar, imprimir i compartir quan es requereixi qualsevol document. Això permet treballar i emprar el temps de millor manera.

Aquestes són alguns dels avantatges més importants que, sens dubte, són molt positives per a qualsevol organització.

La millor gestió documental per a la seva empresa

Si vol que la seva empresa sigui més segura, productiva, eficient i administrar correctament tots els seus documents, confiï en C-DOC, líders en el sector de la gestió i custòdia documental.

Oferim un servei a mesura i adaptat als nostres clients i necessitats.

Contacti amb nosaltres i obtingui el millor suport documental.