Si té problemes d’espai per emmagatzemar informació de manera física i vol que aquesta sempre estigui en bon estat, la custòdia documental és la seva gran solució.

Qualsevol empresa té desenes d’arxius que ha de conservar per llei i perquè pot necessitar eventualment les dades que hi contenen, però es fa complicat guardar-ho correctament, sense que res s’extraviï i, a la vegada, poder trobar-ho sense entrebancs.

Per això, gràcies a la custòdia documental, una corporació pot tenir-ho tot sempre a l’abast, ordenat fàcilment i en bones condicions.

Aquest servei administra la informació de les empreses i els hi atorga un ordre adequat, a més de realitzar inventaris periòdics, digitalitzar els documents, destruir-los quan s’escaigui, etc.

Quan una corporació no utilitza aquest suport pot patir greus problemes i riscs, com la pèrdua o robatori, en cas que entressin a les seves instal.lacions o el deteriorament dels seus documents físics.

Raons per a comptar amb la custòdia documental



Hi ha moltes raons per a guardar documentació de forma segura. Les més rellevants són:

  1. Estalvi de costos derivats d’emmagatzemar informació: no haurà de dedicar cap espai per a guardar arxius. És més, podrà destinar aquest lloc a altres tasques més productives.
  2. Màxima seguretat: la seva informació gaudirà de més protecció i estarà a les millors mans. Ha de pensar que, per accedir-hi, són necessaris codis d’accés. Per tant, no tothom ni tots els seus treballadors poden visualitzar-los i podrà guardar els seus documents de forma confidencial. També trobem la seguretat física, ja que les empreses de custòdia documental compten amb altes mesures de protecció, especialment contra robatoris, incendis, desastres naturals, etc.
  3. Informació més accessible: tots els seus arxius estaran perfectament organitzats i podrà trobar-los, veure’ls i enviar-los fàcilment, sense pèrdues. Aquest fet provoca que el seu negoci sigui més eficient.

 

Com veu, hi ha molts motius per confiar en la custòdia documental i en tot el que li pot oferir. A C-Doc som empresa referent dins el sector i li donem un servei professional, confidencial i eficient.

Contacti amb nosaltres i podrà comprovar-ho.