Que els suports físics d’emmagatzematge estan quedant obsolets, no ha de sorprendre a ningú i encara menys, des que la digitalització de documents ha anat fent-se lloc en el món de l’empresa.

Estalvi de costos en material d’oficina com paper, tòner o en suports digitals físics com CD o pendrives, cobren especial importància, tot i que, de cap manera, és l’assumpte més important d’aquest tema.

La transició al món 100% digital, sense cap suport ni backup físic, cap al sistema d’emmagatzematge en núvol (o Cloud) i la implementació de rutines de treball que automàticament creen un sistema de còpies digitals de tot el treball que generem, és avui una realitat.

Però, què podem fer amb tota la documentació que, ara per ara, emmagatzemen milers d’empreses de forma física? Pensin, sense anar més lluny, en jutjats, notaries, o empreses amb grans volums de vendes, que durant anys, han acumulat documentació i memòries per ser consultades en qualsevol moment.

 

DIGITALITZAR DOCUMENTACIÓ DE FORMA SENZILLA

Abans de digitalitzar documentació per a la nostra empresa o oficina, hem de traçar una estratègia per dur a terme tal tasca.

I és que, no serà la mateixa càrrega de treball, ni la manera en què s’ abordarà per part d’una petita empresa que a la seva feina empra poca documentació en suport de paper (factures, albarans i poc més), que una empresa financera, que porti diversos comptes, o un altre tipus de negoci, que hi hagi depès durant anys d’un sistema d’arxiu tradicional.

En empreses de gran volum, es pot delegar aquesta ingent càrrega de treball a una empresa de documentació i gestió documental, especialitzada en aquests extrems, que d’una banda realitza una tasca meticulosa, i per una altra, dugui a terme una indexació i còpies de seguretat i arxivat correcte de tots els documents.

I és que, tan important com la digitalització d’aquestes dades, és que, després, qualsevol membre autoritzat de l’empresa, pugui accedir-hi de forma eficaç.

Actualment existeixen multitud de tècniques per digitalitzar els documents físics mentre que de forma simultània es genera una còpia digital i es puja a un servidor extern o propi, tipus Cloud.

 

LA CLAU EN LA GESTIÓ DE DOCUMENTS DIGITALS

El secret per a la gestió de documents digitals, no només consisteix a realitzar aquesta digitalització d’aquest suport, sinó que, com hem esmentat anteriorment, que l’arxiu creat, rebi de forma automàtica un nom i una clau de data, que ens permet, en qualsevol moment, localitzar un document específic en cas de necessitar-ho.

Aquests paràmetres són configurables en el moment d’iniciar aquesta tasca, tot i que haurem de realitzar una correcta planificació, i seleccionar el sistema d’arxivat més adequat a les nostres necessitats específiques.

Aquest és un dels motius principals pels quals en alguns casos que es manegen dades sensibles, o grans volums de documentació, és recomanable fer-se amb els serveis d’una empresa especialitzada en la gestió de documents en suport digital per a realitzar la digitalització de documents.