La digitalització documental és una eina fonamental en una empresa, ja que és capaç de controlar els processos, facilitar qualsevol tasca i fer que les transaccions entre departaments i comunicació amb els clients sigui més fluida i ràpida.

Digitalitzar arxius mitjançant el suport de les empreses de gestió i custòdia documental fa que les organitzacions siguin més productives i eficients. Permet atendre les necessitats i a la demanda dels usuaris sense demores de temps, fent que siguin més productives i rendibles a nivell econòmic.

Però, sens dubte, un dels aspectes més destacables de la digitalització documental, és la gran seguretat que ofereixen, pel fet que prevenen la pèrdua d’informació i que aquesta pogués acabar en mans alienes, amb totes les conseqüències negatives que això podria comportar.

En el mercat actual hi ha molta competència, generada per la multitud d’empreses, així que la seguretat i la protecció de dades és un valor afegit a tenir molt en compte.

A més, la mobilitat dels professionals és una realitat. Els empleats treballen des de diferents dispositius i ubicacions, així que s’ha de garantir que la informació no sigui accessible fàcilment, i solament pugui ser visualitzada i editada per les persones autoritzades.

La digitalització documental i els seus grans avantatges per a les empreses


Quan parlem de digitalització de documents, fem referència a l’acte de passar la informació de format físic a digital. Avui dia s’emmagatzemen centenars d’arxius diàriament, ocupant espai i fent que les tasques associades a la seva consulta puguin ser més tedioses i costoses. Per això, la digitalització és clau, oferint grans avantatges a les corporacions:

  1.  Agilita els fluxos de treball

  2. Ofereix accés immediat a la informació
  3. Permet fer les tasques des de qualsevol ubicació

  4. Facilita el treball col·laboratiu

  5. Es coneix la traçabilitat de cada arxiu

  6. Existeix estalvi de temps

  7. Permet estalviar a nivell econòmic

  8. Ja no s’ha de destinar un lloc físic al seu emmagatzematge

  9. No existeix la duplicitat documental

  10. Incrementa la seguretat

  11. S’actua de manera més productiva


Resumint, gràcies a la digitalització de documents, una empresa aconsegueix treballar amb grans volums de dades, mantenint la millor protecció.

De fet, a diferència de l’escaneig, la digitalització converteix l’arxiu en un format editable, reconeix el text que conté i facilita la seva consulta, cosa que no passa en escanejar, ja que és simplement una foto.

Màxima seguretat documental mitjançant la digitalització


Amb la digitalització i amb una gestió documental professional, una empresa té a la seva mà tota la seva informació, amb claus d’accés i restriccions establertes segons cada usuari. Per descomptat, aquestes poden ser canviades segons les necessitats de l’organització, canvis de lloc d’empleats, etc.

D’aquesta manera, es prevé la pèrdua d’informació i s’adquireix major tranquil·litat sobre aquest tema, quelcom que afecta positivament i agraeixen els clients i col·laboradors d’aquesta.

A més de per a adquirir més protecció, una empresa hauria de comptar amb un servei de digitalització per altres motius molt importants.

D’una banda, trobem la possibilitat de poder accedir des de qualsevol dispositiu, imprescindible en l’actualitat; igualment, perquè les dades puguin ser compartides i editades alhora des de diversos departaments; per a evitar la deterioració dels documents, mantenint els papers intactes al pas del temps; i, finalment, per a ser una empresa més ecològica, ja que s’imprimeixen molts menys papers, sent tenint més consciència amb el medi ambient.

Són raons de sobres per a comptar amb el suport de gestió i custòdia documental.

Empresa de digitalització documental


Tingui al seu costat a un suport professional dedicat a cuidar la informació i mantenir-la protegida. A C-DOC som una empresa de gestió i custòdia de documents i ens posem a la seva disposició per a digitalitzar la seva informació i facilitar els seus processos de treball i que, alhora, sigui més competitiu i productiu dins del seu sector.

Contacti amb nosaltres sense compromís.