La confidencialitat en les grans empreses sol requerir com a pas fonamental la destrucció de documents sigui quin sigui el seu suport.

 Com tothom sap, aquesta pràctica no es limita a la simple destrucció d’el document en suport físic, sinó que deu, necessàriament, passar per una eliminació total de tot suport que hagi contingut la informació.

En el sector dels negocis se sol confiar per realitzar aquesta pràctica a l’arxiconeguda trituradora, aquesta vella màquina oblidada a el fons del despatx que converteix els documents en tires de paper, i en el millor dels casos en una espècie de confeti.

En moltes ocasions hem escoltat, com en el decurs de les investigacions policials,com  les unitats d’investigació, recuperen documents triturats, i són capaçes, mitjançant pràctiques de policia científica de recompondre’ls. Vol dir això que la destrucció de documents que duen a terme en el seu negoci, no és efectiva? La resposta és un SI però amb certs matissos.

Si volem simplement obtenir certa seguretat, complir amb la normativa de protecció de dades i garantir un nivell de confidencialitat de cara als nostres clients, una trituradora compleix la seva funció. Però, si per contra, fem servir informació sensible, o la nostra empresa té cert volum de vendes o cartera d clients important, han de plantejar-se, emprar mètodes més “dràstics” per eliminar aquest rastre documental

 

EL PRIMER PAS: LES EXPURGACIONS DE DOCUMENTS

Sembla lògic pensar que si han pres la determinació de dur a terme una pràctica sistematitzada d’eliminar documents a la seva empresa de forma habitual i amb certa seguretat, el primer pas hauria de ser sempre el de les expurgacions de documents.

El separar el grà de la palla, i saber diferenciar i separa la informació sensible, la menys sensible, i la irrellevant.

Un cop expurgats aquests documents, i classificats, podem decidir per quin nivell de destrucció volem aplicar a cada suport documental, ja sigui en paper, en digital, o tots dos.

I és que cal recordar, que no els servirà només amb un triturat múltiple de tots els documents en paper, sinó que caldrà esborrar el seu rastre digital a l’ordinador de manera “física” del disc, o discs durs, i en cas de necessitar , un esborrat de les còpies digitals allotjades al núvol, o servidors de l’empresa.

Aquest últim pas, sol obviar-se, tot i que cal recordar que cada vegada més informació sensible, està allotjada d’aquesta manera, i no cal deixar a la improvisació aquesta tasca.

Les empreses de documentació, o les encarregades de destrucció de documents, són una opció a tenir en compte en aquests casos ja que compten amb la maquinària necessària, els protocols de treball estandarditzats, i signen contractes de confidencialitat que garanteixen que mai la informació sortirà més enllà de les portes del seu negoci.

ELS PROTOCOLS SOBRE DESTRUCCIÓ CONFIDENCIAL DE DOCUMENTS

Mai s’ha d’oblidar que l’aplicació de protocols estrictes en el moment de la destrucció confidencial de documents, és un element clau perquè aquesta pràctica tingui èxit.

Com a empresa no es pot permetre una filtració de dades, o que es revelin aspectes de contractacions, dades personals, etc. D’una banda, perquè com a empresa subjecta a la legislació europea en la matèria, una infracció a la LOPD pot comportar una sanció milionària, i d’altra banda, sent pràctics, pot donar a l’trast amb l’acció empresarial d’anys.

Penseu en una empresa de la competència que compra les dades de la seva competència, coneix els seus proveïdors, les dades dels seus empleats, les seves direccions i els seus balanços de comptes … i això només buscant en el seu contenidor de paper.

Una empresa que pretengui ser gran no pot permetre això.

La nostra recomanació, per no cometre errors és fer-se amb els serveis d’un professional perquè de forma regular, acudeixi al nostre negoci, i dugui a terme el expurgació dels documents, i la seva posterior destrucció i incinerat.

No poden deixar això a la improvisació, ja que li pot sortir molt car.