Els terminis de conservació dels papers i informació empresarial poden ser diferents segons la seva naturalesa, així que, per a desar els documents correctament, és de vital importància conèixer el seu temps de retenció.

Moltes empreses no coneixen quan s’ha de desfer d’aquest arxiu o si ha d’emmagatzemar els documents laborals o mercantils, etc. Per aquest motiu, és determinant comptar amb una gestió i custòdia documental professional i enfocada a millorar els processos de guardat, conservació i destrucció.

Es tracta d’un suport imprescindible, pel fet que estan completament actualitzats sobre les normatives i legislació vigent i la regulació i protecció de dades.

Les empreses, sense aquesta informació, acaben acumulant arxius innecessaris, tant físics com digitals, generant pèrdua d’espai en les oficines i de temps en cerques.

En resum, desar els documents adequadament és essencial, a més que, mentre es mantenen emmagatzemats, han d’estar classificats a la perfecció. Això, augmenta la productivitat i l’eficiència del negoci.

Temps de guardat i conservació segons el document

Com a norma general, la Llei General Tributària estableix a quatre anys el termini per a desar els documents. Cal destacar que el període comença a comptar des que finalitza el termini voluntari de presentació de cada impost.

A continuació, li mostrarem aquests i altres terminis establerts:

  1. Laboral a l’efecte d’infraccions: 3 anys
  2. Seguretat Social a l’efecte d’infraccions: 4 anys
  3.  Prevenció de Riscos Laborals a l’efecte d’infraccions: 5 anys
  4. Fiscal a l’efecte de deutes tributaris: 4 anys
  5.  Fiscal a l’efecte de comprovacions de quotes compensades o deduccions aplicades: 10 anys
  6. Comptable i mercantil: 6 anys
  7. Delictes contra Hisenda Pública i Seguretat Social: 10 anys

Igualment, existeixen altres arxius i documentació que s’ha de guardar, encara que no es marca un temps en concret. En aquest cas, parlem dels préstecs, els quals s’aconsella guardar fins que siguin retornats; les garanties, fins que siguin cancel·lades; els béns d’inversió, recomanat conservar fins que s’hagi complert el termini de regulació de l’IVA; i les bases imposables negatives.

De la mateixa manera, els contractes de treball han de guardar-se també 4 anys. Cal dir que tots s’han d’emmagatzemar en format original, ja que les còpies no tenen validesa per a la Administració.

Conservar la documentació mitjançant la custòdia i gestió documental

Com veu, la legislació sol·licita que s’emmagatzemi correctament i pugui ser requerit quan processa, sense contratemps.

Coneixent els terminis establerts i aquesta informació, no és d’estranyar que les empreses de gestió i custòdia documental siguin clau, tant pel seu guardat, com per a la seva destrucció i eliminació quan sigui necessari.

Com li dèiem, els arxius han d’estar disponibles de manera original, i s’haurà de garantir, tant física com on-line, que aquests siguin autèntics i llegibles.

I la responsabilitat que així sigui sempre és de l’empresa. D’aquí la importància de tenir al costat a un equip d’experts en gestió i custòdia documental, que ofereixi el millor assessorament i orientació sobre aquest tema i que actuï segons la legislació.

Amb la seva ajuda professional, evitarà quantioses multes i sancions i, per descomptat, desprestigi empresarial.

Empresa experta a guardar, conservar i desar els documents

C-DOC està a la seva sencera disposició per a donar-li un assessorament personalitzat i agilitar tots els seus tràmits administratius. Ens ocupem de categoritzar-los i emmagatzemar-los correctament, tant de manera física en centres especialitzats, com de manera digital.

De fet, la digitalització és clau per a fer que la seva empresa pugui créixer, sigui més potent, segura, competitiva i més resolutiva davant dels seus clients i col·laboradors.

Contacti amb nosaltres i obtindrà la millor gestió i custòdia documental durant tot el cicle de vida de tots els seus documents.