La gestió documental abasta multitud de sectors, com el logístic, el qual té gran rellevància en l’actualitat. Això fa que aquest àmbit pugui augmentar les seves possibilitats, ser més eficient i productiu.

Certament, la logística s’enfronta a grans reptes, ja que la comunicació, la planificació, l’ordre i gestió en general, són crucials i han de fer-se correctament, d’una manera estructurada. És necessari que entre els diferents departaments existeixi la millor cooperació i treball i això s’aconsegueix gràcies a una òptima gestió d’arxius.

Les noves tecnologies ofereixen multitud de possibilitats, fent que, tasques que abans es desenvolupaven manualment, es puguin executar amb major rapidesa i agilitat, millorant els processos i els temps. De fet, l’anomenada transformació digital aporta múltiples beneficis, entre els quals trobem la possibilitat de digitalitzar els documents i comptar amb una correcta gestió documental.

Amb l’arribada de les vendes on-line, el sector logístic ha tingut una gran presència i protagonisme, la qual cosa fa essencial incorporar un sistema de gestió documental en l’empresa, provocant una major automatització de tot el que esdevé en aquest sector.

Gestió d’arxius: aposta segura per a les empreses logístiques

La gestió d’arxius per una empresa especialitzada és eficaç i segura i aporta innombrables facilitats. I és que la fusió entre la gestió documental i la logística és ideal.

A l’ésser un àmbit on existeixen factures, rebuts d’enviament, de lliurament, ports, incidències, devolucions, duanes, etc., la informació viatja constantment i, per això, requereix tenir la millor categorització i ordre, amb la finalitat de poder treballar sense dificultats i trobar cada arxiu en un sol clic. Amb aquest sistema, s’aconsegueix més productivitat i es minimitzen els errors, aspecte essencial per a oferir la millor atenció als clients.

Aquest sistema fa que es pugui administrar, recuperar i conservar en perfectes condicions qualsevol document, sigui de la naturalesa que sigui, oferint immediatesa d’accés i operativitat flexible a les empreses. I en el sector logístic, aquests factors són molt importants, a més que proporciona seguretat digital.

La gestió documental s’ha convertit, especialment en els últims anys, en una estratègia amb molta rellevància gràcies als seus diferents beneficis, sobretot relacionats amb l’eficiència i l’estalvi.

El sector logístic té fases molt evidents, com són la captura, on existeix el registre de la compra o comanda; la gestió en si i l’emmagatzematge, on s’administren els estocs, inventaris, etc.; i la pròpia distribució, que és el procés de repartiment als clients i on un òptim flux de la informació és essencial.

Per què comptar amb una correcta gestió documental en aquest àmbit?

Existeixen multitud de motius pels quals comptar amb un servei professional de gestió documental en un àmbit logístic.

En primer lloc, destaca el poder realitzar el millor registre de comandes, incidències i devolucions, tot això amb la millor estructuració documental.

En segon lloc, el poder realitzar accions administratives en el mateix instant, com ara signar ports, consentiments, etc.

Així mateix, el poder gestionar el cicle de vida dels mateixos documents, quelcom que facilita qualsevol transacció i el poder emmagatzemar de manera segura els arxius. És a dir, cada lliurament, es guarda i es conserva adequadament.

Finalment, trobem el tenir les gestions centralitzades i poder treballar des de diferents punts geogràfics i dispositius, a més d’evitar pèrdues documentals.

En definitiva, amb la gestió de documents s’aconsegueix obtenir ordre, seguiment exhaustiu i control en tots els processos logístics.

Sistema de gestió documental per a empreses logístiques

A C-DOC som especialistes a proveir amb sistemes de gestió documental a tot tipus d’empreses, entre elles, les logístiques.

Si vol organitzar els documents per a poder gestionar millor una empresa, obtenir més productivitat i eficiència en els seus processos, no dubti a contactar amb nosaltres.

Ens adaptem a tota activitat, flux de treball i sector. L’esperem.