Custòdia documental Ulldecona

Saps perquè... encara hi ha qui guarda documents en paper?

Conservar el nostre arxiu en paper, és a dir, la custòdia documental o custòdia d’arxius físics, és encara rendible en una sèrie de situacions.

És altament rendible en aquelles series documentals:

  • Que tenen una vigència legal curta.
  • Que tenen una manipulació difícil i molt costosa.
  • Que es consulten poc.

Per exemple, una documentació que per raons legals pot ser destruïda en 5 anys i que segurament no s’haurà de consultar, segurament no té sentit que es digitalitzi i seria altament recomanable la custòdia documental Ulldecona.

La custòdia de documents és imprescindible en aquelles sèries documentals:

  • Amb valor històric i que formen part de la memòria històrica de l’entitat.

La custòdia documental Ulldecona és necessària en determinades sèries documentals. T’ajudem a definir quines i en quins casos val la pena mantenir l’arxiu físic en paper sense la necessitat de digitalitzar-lo.

T’ajudem a calcular quina opció et surt més a compte.

Saps... què tenen en comú un word, un pdf, un llibre o un CD...?

Tots ells són documents... i de tots ells se’n pot fer custòdia.

El document físic en paper és arxivat en Caixes d’Arxiu Definitiu i el document digital és custodiat en suports informàtics, en cambres d’alta seguretat o en repositoris on line.

Saps que... dediquem bona part de la nostra jornada laboral en buscar i recuperar?

Per això, tenir un bon sistema de custòdia de documents i d’arxius és de gran ajuda, ja sigui per documents en format físic (com el paper), com per documents en format digitals.

Al llarg dels anys s’han fet molts estudis que ho demostren. La conversió a digital i l’ús de softwares especialitzats ajuden a reduïr aquest temps de recerca, i a poder-nos dedicar al que realment és la nostra activitat.

Sabies que... cada cop hi ha més empreses que tenen un pla B al Cloud i als datacenters?

La còpia externa o còpia offline agrada.

La custòdia de còpies de seguretat, back ups o la custòdia de dades sensibles en centres externs, té cada cop més adeptes.

Es tracta de tenir les dades externalitzades, allunyades de la seu de la empresa, i no conectades a la xarxa. És útil per:

  • Sobretot per aquelles entitats que disposen de dades sensibles que poden ser d’interès per externs a la seva organització
  • I per aquells que necessiten una alta velocitat en la recuperació de les dades.

Saps... quina és la destrucció més correcte, en custòdia de documents?

És aquella que et garanteix una traçabilitat, un certificat del servei prestat i compromisos de confidencialitat per part dels treballadors i de tot els operaris que intervenen en el procés.

Custòdia documental Ulldecona

Contacta amb nosaltres