Les organitzacions generen constantment informació i documents que, ja sigui per motius legals o per altres raons, cal conservar i gestionar de manera adequada. Això comporta disposar d’espai, de recursos humans i econòmics, de tecnologia, i d’uns coneixements tècnics determinats sobre custòdia documental.

D’altra banda, una mala gestió de la documentació o la falta d’una política determinada, poden provocar problemes greus, com la pèrdua d’informació, lentitud en les localitzacions o augments descontrolats de la producció de documents.

Com a conseqüència d’això, cada vegada són més les empreses que decideixen externalitzar els seus documents, confiant-los a empreses especialitzades en custòdia, que garanteixen una protecció i alhora una accessibilitat a la seva informació.

A C-DOC disposem d’infraestructures preparades per a garantir les màximes mesures de seguretat i confidencialitat (detecció i prevenció d’incendis, sistemes de protecció d’ intrusió) i disposem de protocols sistemàtics d’actuació i sistemes de control per a protegir la informació custodiada.

Tot el procés és dut a terme per C-DOC:

  • Inventari i preparació de la documentació a les instal.lacions del client.
  • Transport de la documentació a les instal·lacions de custòdia de C-DOC.
  • Ubicació i dipòsit.
  • Integració de la informació a la intranet de C-DOC.

A través de la intranet de C-DOC el client pot:

  • Consultar el seu inventari on line les 24 hores del dia, els 365 dies de l’any.
  • Realitzar peticions d’entrega de documents.
  • Realitzar consultes on line.
  • Rebre periòdicament informes d’ús.

CUSTÒDIA DE MATERIALS

La nostra experiència en gestió ens ha portat a gestionar també altres béns que no són documentació (material de marketing, promocions, productes, mobiliari, maquinari i altres béns).

PER QUÈ EXTERNALITZAR?

  • Recuperació d’espai. Possibilitat de destinar-lo a fins més productius.
  • Major productivitat del personal destinat a arxiu.
  • Reducció de costos associats.
  • Solució als problemes de localització de documents.
  • Major rapidesa en el temps de consultes.
  • Estalvi de temps de rearxiu.
  • Prevenció de la pèrdua de documents.
  • Rapidesa, seguretat, però sobretot fiabilitat en la gestió, ja que aquesta és realitzada per personal especialitzat de C-DOC.
  • Integració a una plataforma informatitzada de solucions, productes i serveis.
  • Actualització contínua, mitjançant aplicacions tecnològiques adequades a les necessitats de cada empresa.
  • Inventaris informatitzats.
  • Gestió i consulta de l’arxiu on line.
  • Confidencialitat.
  • Seguretat enfront possibles emergències.

CUSTÒDIA DOCUMENTAL

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES CUSTÒDIA DOCUMENTAL

  • Com guardar documents confidencials de manera segura

Com guardar documents confidencials de manera segura

Guardar els seus documents confidencials de manera segura és imprescindible per a salvar la seva integritat i mantenir-los allunyats de persones alienes a la seva empresa. La custòdia documental li ho permet i, a més, pot accedir a ells quan els necessiti, sense cap mena de problema. Gràcies a una [...]

  • C-Doc empresa certificada ISO 27001 en Seguridad de la Informacion

Necessita una empresa que digitalitzi documents?

En el cas que estigui buscant una empresa que digitalitzi documents, C-Doc és l’opció perfecta. En general, la gestió i emmagatzematge d'una corporació ja és per si mateix una necessitat. I, quant a la digitalització, s'ha convertit en imprescindible. Actualment és essencial treballar el més eficient possible, sense pèrdues de [...]

  • Que suposa la digitalitzacio de documents dins la seva empresa

¿Què suposa la digitalització de documents dins la seva empresa?

La digitalització de documents és una tasca que, no només és necessari tindre-la instaurada en una empresa, sinó que és quasi una obligació. La transformació digital ha arribat per quedar-se i ofereix moltíssims beneficis des del primer moment. Per tant, cal que el seu negoci s’adapti a les noves tecnologies [...]

  • Per què és necessària la custòdia documental

Per què és necessària la custòdia documental?

Si té problemes d’espai per emmagatzemar informació de manera física i vol que aquesta sempre estigui en bon estat, la custòdia documental és la seva gran solució. Qualsevol empresa té desenes d’arxius que ha de conservar per llei i perquè pot necessitar eventualment les dades que hi contenen, però es [...]