Les organitzacions generen constantment informació i documents que, ja sigui per motius legals o per altres raons, cal conservar i gestionar de manera adequada. Això comporta disposar d’espai, de recursos humans i econòmics, de tecnologia, i d’uns coneixements tècnics determinats sobre custòdia documental.

D’altra banda, una mala gestió de la documentació o la falta d’una política determinada, poden provocar problemes greus, com la pèrdua d’informació, lentitud en les localitzacions o augments descontrolats de la producció de documents.

Com a conseqüència d’això, cada vegada són més les empreses que decideixen externalitzar els seus documents, confiant-los a empreses especialitzades en custòdia, que garanteixen una protecció i alhora una accessibilitat a la seva informació.

A C-DOC disposem d’infraestructures preparades per a garantir les màximes mesures de seguretat i confidencialitat (detecció i prevenció d’incendis, sistemes de protecció d’ intrusió) i disposem de protocols sistemàtics d’actuació i sistemes de control per a protegir la informació custodiada.

Tot el procés és dut a terme per C-DOC:

  • Inventari i preparació de la documentació a les instal.lacions del client.
  • Transport de la documentació a les instal·lacions de custòdia de C-DOC.
  • Ubicació i dipòsit.
  • Integració de la informació a la intranet de C-DOC.

A través de la intranet de C-DOC el client pot:

  • Consultar el seu inventari on line les 24 hores del dia, els 365 dies de l’any.
  • Realitzar peticions d’entrega de documents.
  • Realitzar consultes on line.
  • Rebre periòdicament informes d’ús.

CUSTÒDIA DE MATERIALS

La nostra experiència en gestió ens ha portat a gestionar també altres béns que no són documentació (material de marketing, promocions, productes, mobiliari, maquinari i altres béns).

PER QUÈ EXTERNALITZAR?

  • Recuperació d’espai. Possibilitat de destinar-lo a fins més productius.
  • Major productivitat del personal destinat a arxiu.
  • Reducció de costos associats.
  • Solució als problemes de localització de documents.
  • Major rapidesa en el temps de consultes.
  • Estalvi de temps de rearxiu.
  • Prevenció de la pèrdua de documents.
  • Rapidesa, seguretat, però sobretot fiabilitat en la gestió, ja que aquesta és realitzada per personal especialitzat de C-DOC.
  • Integració a una plataforma informatitzada de solucions, productes i serveis.
  • Actualització contínua, mitjançant aplicacions tecnològiques adequades a les necessitats de cada empresa.
  • Inventaris informatitzats.
  • Gestió i consulta de l’arxiu on line.
  • Confidencialitat.
  • Seguretat enfront possibles emergències.

CUSTÒDIA DOCUMENTAL

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES CUSTÒDIA DOCUMENTAL

  • La proteccio de documents es essencial

La protecció de documents és essencial

08/04/2021|

L'evolució de les tecnologies ha portat una infinitat d'oportunitats per a les empreses, igual que vulnerabilitats. És per aquest motiu, que és necessari posar l'accent a una correcta protecció de documents, especialment als confidencials. Les corporacions guarden als seus arxivadors nòmines, estats financers, informació bancària de tota mena, etc. que, [...]

  • Que es la custodia documental i quina es la seva importancia

Què és la custòdia documental i quina és la seva importància?

25/03/2021|

En moltes ocasions tenim a l'abast de les nostres mans arxius i informació molt sensible i d'alt valor, la qual cosa provoca que es requereixi un sistema efectiu de magatzematge. La custòdia documental és la millor opció i la que li pot proporcionar major seguretat i tranquil·litat. Aquest tipus de [...]

  • Per que es necessari tenir un sistema de gestio documental

Per què és necessari tenir un sistema de gestió documental

09/03/2021|

A tota empresa és essencial que existeixi organització, ja que ajuda al seu bon funcionament, provocant a més que el negoci sigui més productiu i eficient. Un sistema de gestió documental és perfecte per a tenir el millor control de la seva informació i tenir-lo tot emmagatzemat correctament. Gràcies a [...]

  • En que consisteix un programa de seguretat per als documents

En què consisteix un programa de seguretat per als documents?

25/02/2021|

Si la seva empresa compta amb un programa de seguretat per als documents, de bé segur podrà comprovar com és de beneficiós des del primer dia. No sols perquè podrà tenir més protecció enfront de futures amenaces, sinó perquè podrà gaudir de tot el que la gestió documental li pot [...]