Les organitzacions generen constantment informació i documents que, ja sigui per motius legals o per altres raons, cal conservar i gestionar de manera adequada. Això comporta disposar d’espai, de recursos humans i econòmics, de tecnologia, i d’uns coneixements tècnics determinats sobre custòdia documental.

D’altra banda, una mala gestió de la documentació o la falta d’una política determinada, poden provocar problemes greus, com la pèrdua d’informació, lentitud en les localitzacions o augments descontrolats de la producció de documents.

Com a conseqüència d’això, cada vegada són més les empreses que decideixen externalitzar els seus documents, confiant-los a empreses especialitzades en custòdia, que garanteixen una protecció i alhora una accessibilitat a la seva informació.

A C-DOC disposem d’infraestructures preparades per a garantir les màximes mesures de seguretat i confidencialitat (detecció i prevenció d’incendis, sistemes de protecció d’ intrusió) i disposem de protocols sistemàtics d’actuació i sistemes de control per a protegir la informació custodiada.

Tot el procés és dut a terme per C-DOC:

  • Inventari i preparació de la documentació a les instal.lacions del client.
  • Transport de la documentació a les instal·lacions de custòdia de C-DOC.
  • Ubicació i dipòsit.
  • Integració de la informació a la intranet de C-DOC.

A través de la intranet de C-DOC el client pot:

  • Consultar el seu inventari on line les 24 hores del dia, els 365 dies de l’any.
  • Realitzar peticions d’entrega de documents.
  • Realitzar consultes on line.
  • Rebre periòdicament informes d’ús.

CUSTÒDIA DE MATERIALS

La nostra experiència en gestió ens ha portat a gestionar també altres béns que no són documentació (material de marketing, promocions, productes, mobiliari, maquinari i altres béns).

PER QUÈ EXTERNALITZAR?

  • Recuperació d’espai. Possibilitat de destinar-lo a fins més productius.
  • Major productivitat del personal destinat a arxiu.
  • Reducció de costos associats.
  • Solució als problemes de localització de documents.
  • Major rapidesa en el temps de consultes.
  • Estalvi de temps de rearxiu.
  • Prevenció de la pèrdua de documents.
  • Rapidesa, seguretat, però sobretot fiabilitat en la gestió, ja que aquesta és realitzada per personal especialitzat de C-DOC.
  • Integració a una plataforma informatitzada de solucions, productes i serveis.
  • Actualització contínua, mitjançant aplicacions tecnològiques adequades a les necessitats de cada empresa.
  • Inventaris informatitzats.
  • Gestió i consulta de l’arxiu on line.
  • Confidencialitat.
  • Seguretat enfront possibles emergències.

CUSTÒDIA DOCUMENTAL

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES CUSTÒDIA DOCUMENTAL

  • La custodia documental fa que la seva informacio estigui sempre segura

La custòdia documental fa que la seva informació estigui sempre segura

09/09/2021|

En l'administració d'una empresa hi ha molts tipus de documents, com a factures, contractes, llibres de comptabilitat, nòmines, etcétera, i, tots ells, han de rebre una òptima custòdia documental, per a poder atorgar-los la major protecció. A més, molta d'aquesta informació està subjecta a l'obligació legal i normativa de ser [...]

  • L organitzacio de documents d una empresa

L’organització de documents d’una empresa

26/08/2021|

En tot negoci és necessari gaudir de la millor organització de documents. Això ajuda a ser més eficient i dóna l'oportunitat d'oferir un servei més qualitatiu. En resum, una corporació és més competitiva i atractiva per als clients. Qualsevol estructura empresarial utilitza gran quantitat d'arxius i informació, que requereix d'un [...]

  • El proces de digitalitzacio de documents

El procés de digitalització de documents

12/08/2021|

La digitalització de documents està cada vegada més estesa entre les empreses, ja que ofereix grans avantatges, i és una gran resposta a la necessitat d'espai físic en les oficines. Resulta un suport idoni que fa que qualsevol informació estigui a l'abast en pocs segons, convertint la digitalització de documents [...]