Les organitzacions generen constantment informació i documents que, ja sigui per motius legals o per altres raons, cal conservar i gestionar de manera adequada. Això comporta disposar d’espai, de recursos humans i econòmics, de tecnologia, i d’uns coneixements tècnics determinats sobre custòdia documental.

D’altra banda, una mala gestió de la documentació o la falta d’una política determinada, poden provocar problemes greus, com la pèrdua d’informació, lentitud en les localitzacions o augments descontrolats de la producció de documents.

Com a conseqüència d’això, cada vegada són més les empreses que decideixen externalitzar els seus documents, confiant-los a empreses especialitzades en custòdia, que garanteixen una protecció i alhora una accessibilitat a la seva informació.

A C-DOC disposem d’infraestructures preparades per a garantir les màximes mesures de seguretat i confidencialitat (detecció i prevenció d’incendis, sistemes de protecció d’ intrusió) i disposem de protocols sistemàtics d’actuació i sistemes de control per a protegir la informació custodiada.

Tot el procés és dut a terme per C-DOC:

  • Inventari i preparació de la documentació a les instal.lacions del client.
  • Transport de la documentació a les instal·lacions de custòdia de C-DOC.
  • Ubicació i dipòsit.
  • Integració de la informació a la intranet de C-DOC.

A través de la intranet de C-DOC el client pot:

  • Consultar el seu inventari on line les 24 hores del dia, els 365 dies de l’any.
  • Realitzar peticions d’entrega de documents.
  • Realitzar consultes on line.
  • Rebre periòdicament informes d’ús.

CUSTÒDIA DE MATERIALS

La nostra experiència en gestió ens ha portat a gestionar també altres béns que no són documentació (material de marketing, promocions, productes, mobiliari, maquinari i altres béns).

PER QUÈ EXTERNALITZAR?

  • Recuperació d’espai. Possibilitat de destinar-lo a fins més productius.
  • Major productivitat del personal destinat a arxiu.
  • Reducció de costos associats.
  • Solució als problemes de localització de documents.
  • Major rapidesa en el temps de consultes.
  • Estalvi de temps de rearxiu.
  • Prevenció de la pèrdua de documents.
  • Rapidesa, seguretat, però sobretot fiabilitat en la gestió, ja que aquesta és realitzada per personal especialitzat de C-DOC.
  • Integració a una plataforma informatitzada de solucions, productes i serveis.
  • Actualització contínua, mitjançant aplicacions tecnològiques adequades a les necessitats de cada empresa.
  • Inventaris informatitzats.
  • Gestió i consulta de l’arxiu on line.
  • Confidencialitat.
  • Seguretat enfront possibles emergències.

CUSTÒDIA DOCUMENTAL

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES CUSTÒDIA DOCUMENTAL

  • Balanç transparència protecció dades personals

El balanç entre la transparència i la protecció de dades personals

Recentment, el diari digital de l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents de Catalunya (la DaDa) ha realitzat una anàlisi i reflexió sobre els límits que s’haurien d’aplicar als portals de transparència degut a la protecció de les dades de caràcter personal. Totes les organitzacions es veuen obligades a ser transparents [...]

  • 18 congres arxivistica gestio documental catalunya

18è congrés d’Arxivística i Gestió Documental de Catalunya

A causa del COVID-19, aquest any no s’ha pogut realitzar el 17è congrés però ja s’ha presentat la nova data i lloc d’aquest. L’any vinent, durant els dies 13, 14, 15 i 16 de maig del 2021 es celebrarà el 18è congrés d’Arxivística i Gestió Documental al municipi de Sant [...]

  • Destrucció documental covid19

La correcta destrucció documental durant el CoViD-19

A causa de la pandèmia del CoViD-19, hem vist com molts negocis s’han vist obligats a tancar, posar-se en pausa indefinida, o realitzar certes gestions amb empleats o altres contactes empresarials. Nosaltres sabem que aquestes gestions i/o accions, que malauradament són agredolces, normalment requereixen una destrucció documental per passar pàgina [...]