Les organitzacions generen constantment informació i documents que, ja sigui per motius legals o per altres raons, cal conservar i gestionar de manera adequada. Això comporta disposar d’espai, de recursos humans i econòmics, de tecnologia, i d’uns coneixements tècnics determinats sobre custòdia documental.

D’altra banda, una mala gestió de la documentació o la falta d’una política determinada, poden provocar problemes greus, com la pèrdua d’informació, lentitud en les localitzacions o augments descontrolats de la producció de documents.

Com a conseqüència d’això, cada vegada són més les empreses que decideixen externalitzar els seus documents, confiant-los a empreses especialitzades en custòdia, que garanteixen una protecció i alhora una accessibilitat a la seva informació.

A C-DOC disposem d’infraestructures preparades per a garantir les màximes mesures de seguretat i confidencialitat (detecció i prevenció d’incendis, sistemes de protecció d’ intrusió) i disposem de protocols sistemàtics d’actuació i sistemes de control per a protegir la informació custodiada.

Tot el procés és dut a terme per C-DOC:

  • Inventari i preparació de la documentació a les instal.lacions del client.
  • Transport de la documentació a les instal·lacions de custòdia de C-DOC.
  • Ubicació i dipòsit.
  • Integració de la informació a la intranet de C-DOC.

A través de la intranet de C-DOC el client pot:

  • Consultar el seu inventari on line les 24 hores del dia, els 365 dies de l’any.
  • Realitzar peticions d’entrega de documents.
  • Realitzar consultes on line.
  • Rebre periòdicament informes d’ús.

CUSTÒDIA DE MATERIALS

La nostra experiència en gestió ens ha portat a gestionar també altres béns que no són documentació (material de marketing, promocions, productes, mobiliari, maquinari i altres béns).

PER QUÈ EXTERNALITZAR?

  • Recuperació d’espai. Possibilitat de destinar-lo a fins més productius.
  • Major productivitat del personal destinat a arxiu.
  • Reducció de costos associats.
  • Solució als problemes de localització de documents.
  • Major rapidesa en el temps de consultes.
  • Estalvi de temps de rearxiu.
  • Prevenció de la pèrdua de documents.
  • Rapidesa, seguretat, però sobretot fiabilitat en la gestió, ja que aquesta és realitzada per personal especialitzat de C-DOC.
  • Integració a una plataforma informatitzada de solucions, productes i serveis.
  • Actualització contínua, mitjançant aplicacions tecnològiques adequades a les necessitats de cada empresa.
  • Inventaris informatitzats.
  • Gestió i consulta de l’arxiu on line.
  • Confidencialitat.
  • Seguretat enfront possibles emergències.

CUSTÒDIA DOCUMENTAL

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES CUSTÒDIA DOCUMENTAL

  • On guardar correctament la documentació confidencial?

On guardar correctament la documentació confidencial?

13/01/2022|

Molta informació, pel seu alt valor i el seu contingut, ha de romandre sota control. I és que guardar documentació confidencial de manera correcta, ha de ser una prioritat i realitzar-ho una empresa especialitzada en l’àmbit. La custòdia documental garanteix que els arxius confidencials i de caràcter personal es mantinguin en [...]

  • La digitalització documental és clau pel desenvolupament d'una empresa

La digitalització documental és clau pel desenvolupament d’una empresa

23/12/2021|

Els papers en una empresa s'acumulen sense parar, ocupant molt espai físic i fent que la seva gestió sigui més complicada. Per aquest motiu i perquè les noves tecnologies ofereixen eines perfectes per a fer les tasques diàries, la digitalització documental és imprescindible. Gràcies a un servei de digitalització de [...]

  • Motius per a contractar un servei de custòdia documental

Motius per a contractar un servei de custòdia documental

09/12/2021|

Moltes empreses es plantegen comptar amb els serveis d'una empresa de custòdia documental per diversos motius, entre els quals destaquen tenir grans problemes d'espai per a emmagatzemar arxius; i que el personal intern no vol fer-se responsable de la informació física i la seva cura, ja que implica dedicar hores [...]

  • És important per a les empreses la gestió de documents

És important per a les empreses la gestió de documents?

25/11/2021|

La gestió de documents per a empreses és totalment necessària i imprescindible. Tenir tota la informació organitzada correctament i sempre a l'abast, pot arribar a ser una gran preocupació si no es prenen les millors mesures ni s'usen eines informàtiques al respecte. La quantitat d'arxius que s'utilitzen diàriament requereixen una [...]