Les organitzacions generen constantment informació i documents que, ja sigui per motius legals o per altres raons, cal conservar i gestionar de manera adequada. Això comporta disposar d’espai, de recursos humans i econòmics, de tecnologia, i d’uns coneixements tècnics determinats sobre custòdia documental.

D’altra banda, una mala gestió de la documentació o la falta d’una política determinada, poden provocar problemes greus, com la pèrdua d’informació, lentitud en les localitzacions o augments descontrolats de la producció de documents.

Com a conseqüència d’això, cada vegada són més les empreses que decideixen externalitzar els seus documents, confiant-los a empreses especialitzades en custòdia, que garanteixen una protecció i alhora una accessibilitat a la seva informació.

A C-DOC disposem d’infraestructures preparades per a garantir les màximes mesures de seguretat i confidencialitat (detecció i prevenció d’incendis, sistemes de protecció d’ intrusió) i disposem de protocols sistemàtics d’actuació i sistemes de control per a protegir la informació custodiada.

Tot el procés és dut a terme per C-DOC:

  • Inventari i preparació de la documentació a les instal.lacions del client.
  • Transport de la documentació a les instal·lacions de custòdia de C-DOC.
  • Ubicació i dipòsit.
  • Integració de la informació a la intranet de C-DOC.

A través de la intranet de C-DOC el client pot:

  • Consultar el seu inventari on line les 24 hores del dia, els 365 dies de l’any.
  • Realitzar peticions d’entrega de documents.
  • Realitzar consultes on line.
  • Rebre periòdicament informes d’ús.

CUSTÒDIA DE MATERIALS

La nostra experiència en gestió ens ha portat a gestionar també altres béns que no són documentació (material de marketing, promocions, productes, mobiliari, maquinari i altres béns).

PER QUÈ EXTERNALITZAR?

  • Recuperació d’espai. Possibilitat de destinar-lo a fins més productius.
  • Major productivitat del personal destinat a arxiu.
  • Reducció de costos associats.
  • Solució als problemes de localització de documents.
  • Major rapidesa en el temps de consultes.
  • Estalvi de temps de rearxiu.
  • Prevenció de la pèrdua de documents.
  • Rapidesa, seguretat, però sobretot fiabilitat en la gestió, ja que aquesta és realitzada per personal especialitzat de C-DOC.
  • Integració a una plataforma informatitzada de solucions, productes i serveis.
  • Actualització contínua, mitjançant aplicacions tecnològiques adequades a les necessitats de cada empresa.
  • Inventaris informatitzats.
  • Gestió i consulta de l’arxiu on line.
  • Confidencialitat.
  • Seguretat enfront possibles emergències.

CUSTÒDIA DOCUMENTAL

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES CUSTÒDIA DOCUMENTAL

  • La gestio? documental i les solucions de flux de treball

La gestió documental i les solucions de flux de treball

28/07/2022|

Amb l'objectiu d'obtenir la màxima productivitat en una empresa, és important comptar amb una potent gestió documental, capaç d'automatitzar i facilitar els processos, entre els quals trobem mantenir els fluxos de treball correctament, sense interrupcions. Organitzar la documentació i categoritzar-la tan bé com sigui possible és clau i fa que [...]

  • Digitalització documental impuls que la seva empresa necessita

Digitalització documental: l’impuls que la seva empresa necessita

14/07/2022|

Les empreses necessiten evolucionar constantment, adaptar-se a les noves necessitats dels seus clients i oferir els seus serveis de manera més eficaç. I, tot això, es pot aconseguir gràcies a la digitalització documental. Ha de pensar que, a més d'aquesta periòdica actualització, un negoci acumula gran volum d'informació, papers distribuïts, [...]

  • La gestió documental permet el teletreball a les empreses

La gestió documental permet el teletreball a les empreses

23/06/2022|

En els últims dos anys, el teletreball ha estat gran protagonista i, amb ell, la gestió documental, ja que està completament lligat un concepte amb un altre. Amb una correcta gestió d'arxius i la seva digitalització, una empresa és capaç de poder realitzar totes les tasques de diferents departaments des [...]

  • Major organització i productivitat mitjançant la gestió documental

Major organització i productivitat mitjançant la gestió documental

09/06/2022|

Adaptar-se a les noves tecnologies és una necessitat, especialment quan parlem de tenir la millor organització documental. Aquest fet proporciona que les empreses adquireixin tècniques de treball digitals més productives i eficients, més rendibles i ràpides, la qual cosa proporciona major satisfacció en l'àmbit laboral, tant per als clients com [...]