Les organitzacions generen constantment informació i documents que, ja sigui per motius legals o per altres raons, cal conservar i gestionar de manera adequada. Això comporta disposar d’espai, de recursos humans i econòmics, de tecnologia, i d’uns coneixements tècnics determinats sobre custòdia documental.

D’altra banda, una mala gestió de la documentació o la falta d’una política determinada, poden provocar problemes greus, com la pèrdua d’informació, lentitud en les localitzacions o augments descontrolats de la producció de documents.

Com a conseqüència d’això, cada vegada són més les empreses que decideixen externalitzar els seus documents, confiant-los a empreses especialitzades en custòdia, que garanteixen una protecció i alhora una accessibilitat a la seva informació.

A C-DOC disposem d’infraestructures preparades per a garantir les màximes mesures de seguretat i confidencialitat (detecció i prevenció d’incendis, sistemes de protecció d’ intrusió) i disposem de protocols sistemàtics d’actuació i sistemes de control per a protegir la informació custodiada.

Tot el procés és dut a terme per C-DOC:

  • Inventari i preparació de la documentació a les instal.lacions del client.
  • Transport de la documentació a les instal·lacions de custòdia de C-DOC.
  • Ubicació i dipòsit.
  • Integració de la informació a la intranet de C-DOC.

A través de la intranet de C-DOC el client pot:

  • Consultar el seu inventari on line les 24 hores del dia, els 365 dies de l’any.
  • Realitzar peticions d’entrega de documents.
  • Realitzar consultes on line.
  • Rebre periòdicament informes d’ús.

CUSTÒDIA DE MATERIALS

La nostra experiència en gestió ens ha portat a gestionar també altres béns que no són documentació (material de marketing, promocions, productes, mobiliari, maquinari i altres béns).

PER QUÈ EXTERNALITZAR?

  • Recuperació d’espai. Possibilitat de destinar-lo a fins més productius.
  • Major productivitat del personal destinat a arxiu.
  • Reducció de costos associats.
  • Solució als problemes de localització de documents.
  • Major rapidesa en el temps de consultes.
  • Estalvi de temps de rearxiu.
  • Prevenció de la pèrdua de documents.
  • Rapidesa, seguretat, però sobretot fiabilitat en la gestió, ja que aquesta és realitzada per personal especialitzat de C-DOC.
  • Integració a una plataforma informatitzada de solucions, productes i serveis.
  • Actualització contínua, mitjançant aplicacions tecnològiques adequades a les necessitats de cada empresa.
  • Inventaris informatitzats.
  • Gestió i consulta de l’arxiu on line.
  • Confidencialitat.
  • Seguretat enfront possibles emergències.

CUSTÒDIA DOCUMENTAL

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES CUSTÒDIA DOCUMENTAL

  • Protegeixi la seva empresa amb copies de seguretat

Protegeixi la seva empresa amb còpies de seguretat

Les còpies de seguretat són una eina excel·lent per poder tenir tota la seva informació sota control, especialment quan es tracta de dades confidencials. Aquest mecanisme consisteix a realitzar una còpia dels seus arxius, tant físics com digitals, amb l’objectiu de preservar-los el temps que ho necessiti o desitgi, i [...]

  • Custodia documental com element clau en l'empresa

Custòdia documental com element clau en l’empresa

La custòdia documental és un element que tradicionalment no ha rebut l'atenció i importància que mantenia dins el funcionament d'una empresa seriosa.  Amb el pas dels anys, i l'ampliació de la Llei en matèria de protecció de dades, l'objectivació dels aspectes més determinants i rellevants de les dades dels seus [...]

  • Prescindir del paper a traves de la digitalitzacio de documents

Prescindir del paper a través de la digitalització de documents

Que els suports físics d'emmagatzematge estan quedant obsolets, no ha de sorprendre a ningú i encara menys, des que la digitalització de documents ha anat fent-se lloc en el món de l'empresa. Estalvi de costos en material d'oficina com paper, tòner o en suports digitals físics com CD o pendrives, [...]

  • Principis basics sobre la destruccio de documents per a empreses

Principis bàsics sobre la destrucció de documents per a empreses

La confidencialitat en les grans empreses sol requerir com a pas fonamental la destrucció de documents sigui quin sigui el seu suport.  Com tothom sap, aquesta pràctica no es limita a la simple destrucció d'el document en suport físic, sinó que deu, necessàriament, passar per una eliminació total de tot [...]