CUSTÒDIA I GESTIÓ D’ARXIUS

custodia-documental

Custòdia i gestió d’arxius

Les organitzacions generen constantment informació i documents que, ja sigui per motius legals o per altres raons, cal conservar i gestionar de manera adequada. Això comporta disposar d’espai, de recursos humans i econòmics, de tecnologia, i d’uns coneixements tècnics determinats.

D’altra banda, una mala gestió de la documentació o la falta d’una política determinada, poden provocar problemes greus, com la pèrdua d’informació, lentitud en les localitzacions o augments descontrolats de la producció de documents.

Com a conseqüència d’això, cada vegada són més les empreses que decideixen externalitzar els seus documents, confiant-los a empreses especialitzades en custòdia, que garanteixen una protecció i alhora una accessibilitat a la seva informació.

A C-DOC disposem d’infraestructures preparades per a garantir les màximes mesures de seguretat i confidencialitat (detecció i prevenció d’incendis, sistemes de protecció d’ intrusió) i disposem de protocols sistemàtics d’actuació i sistemes de control per a protegir la informació custodiada.

Tot el procés és dut a terme per C-DOC:

  • Inventari i preparació de la documentació a les instal.lacions del client.
  • Transport de la documentació a les instal·lacions de custòdia de C-DOC.
  • Ubicació i dipòsit.
  • Integració de la informació a la intranet de C-DOC.

A través de la intranet de C-DOC el client pot:

  • Consultar el seu inventari on line les 24 hores del dia, els 365 dies de l’any.
  • Realitzar peticions d’entrega de documents.
  • Realitzar consultes on line.
  • Rebre periòdicament informes d’ús.

CUSTÒDIA DE MATERIALS

La nostra experiència en gestió ens ha portat a gestionar també altres béns que no són documentació (material de marketing, promocions, productes, mobiliari, maquinari i altres béns).

Contacta amb nosaltres
Descarregar PDF

ÚLTIMES NOTÍCIES CUSTODIA DOCUMENTAL

  • motivos-custodia-documental

5 motius per a contractar un servei de custòdia documental

Les empreses disposen de molta documentació en format físic i moltes opten per contractar un servei de custòdia documental per diverses raons: pot ser que tinguin problemes d’espai o un desordre en la gestió de la documentació arxivada causant problemes a l’hora de buscar algun arxiu ja que no es […]

  • digitalizar-documentos

Com funciona el procés de digitalitzar documents

En ple segle XXI, disposar de solament arxius físics suposa una gran pèrdua de temps i diners.

Totes les empreses han de tenir contractat un servei de digitalització de documents ja que suposa un canvi en la gestió de la informació i d’aquesta forma evitar temps d’espera entre la sol·licitud de […]

  • destruccion-documentos-rgpd

Com s’ha de realitzar la destrucció de documents per a complir amb la RGPD

Totes les empreses del món en major o menor mesura disposen de documentació confidencial com, per exemple, nòmines de treballadors, contractes, documentació financera, etc.

Tal com indica la llei de protecció de dades RGPD, la destrucció de documents s’ha de realitzar de manera controlada i verificada amb tota seguretat.

Per a complir […]

  • doc-4-1-1_g

Digitalización de documentos sobre salud en Mallorca durante los últimos tres siglos

La historia de Mallorca contada por sus médicos
La Academia de Medicina de Balears digitaliza veinte mil documentos que hablan de la vida y la enfermedad en la isla durante los últimos tres siglos
Una retrospectiva. Los fondos del archivo histórico de la Academia de Medicina de Balears, disponibles ahora en internet, […]