Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar documents?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

Quan cal digitalitzar?

La digitalització de documents és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.

DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

  • La gestió documental permet el teletreball a les empreses

La gestió documental permet el teletreball a les empreses

23/06/2022|

En els últims dos anys, el teletreball ha estat gran protagonista i, amb ell, la gestió documental, ja que està completament lligat un concepte amb un altre. Amb una correcta gestió d'arxius i la seva digitalització, una empresa és capaç de poder realitzar totes les tasques de diferents departaments des [...]

  • Major organització i productivitat mitjançant la gestió documental

Major organització i productivitat mitjançant la gestió documental

09/06/2022|

Adaptar-se a les noves tecnologies és una necessitat, especialment quan parlem de tenir la millor organització documental. Aquest fet proporciona que les empreses adquireixin tècniques de treball digitals més productives i eficients, més rendibles i ràpides, la qual cosa proporciona major satisfacció en l'àmbit laboral, tant per als clients com [...]

  • Com realitzar la destrucció de documents de manera segura

Com realitzar la destrucció de documents de manera segura

26/05/2022|

La destrucció de documents confidencials ha de ser un procediment segur, que garanteixi la seva completa eliminació.   Perquè així sigui, és necessari que una empresa especialitzada pugui destruir la informació de l'empresa degudament, sense que ningú més tingui accés i pugui recuperar-la. Qualsevol negoci genera multitud d'arxius cada dia [...]

  • Contractar un servei de gestio i custodia documental

Contractar un servei de gestió i custòdia documental

12/05/2022|

Contractar gestió documental és cada vegada més freqüent en les empreses. És un servei professional totalment necessari si es vol tenir el major control de la informació corporativa i poder utilitzar-la ràpidament, la qual cosa suposa un augment de la productivitat laboral enorme. Gràcies a la custòdia documental d'arxius, és [...]