Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar documents?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

Quan cal digitalitzar?

La digitalització de documents és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.

DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

  • La proteccio de documents es essencial

La protecció de documents és essencial

08/04/2021|

L'evolució de les tecnologies ha portat una infinitat d'oportunitats per a les empreses, igual que vulnerabilitats. És per aquest motiu, que és necessari posar l'accent a una correcta protecció de documents, especialment als confidencials. Les corporacions guarden als seus arxivadors nòmines, estats financers, informació bancària de tota mena, etc. que, [...]

  • Que es la custodia documental i quina es la seva importancia

Què és la custòdia documental i quina és la seva importància?

25/03/2021|

En moltes ocasions tenim a l'abast de les nostres mans arxius i informació molt sensible i d'alt valor, la qual cosa provoca que es requereixi un sistema efectiu de magatzematge. La custòdia documental és la millor opció i la que li pot proporcionar major seguretat i tranquil·litat. Aquest tipus de [...]

  • Per que es necessari tenir un sistema de gestio documental

Per què és necessari tenir un sistema de gestió documental

09/03/2021|

A tota empresa és essencial que existeixi organització, ja que ajuda al seu bon funcionament, provocant a més que el negoci sigui més productiu i eficient. Un sistema de gestió documental és perfecte per a tenir el millor control de la seva informació i tenir-lo tot emmagatzemat correctament. Gràcies a [...]

  • En que consisteix un programa de seguretat per als documents

En què consisteix un programa de seguretat per als documents?

25/02/2021|

Si la seva empresa compta amb un programa de seguretat per als documents, de bé segur podrà comprovar com és de beneficiós des del primer dia. No sols perquè podrà tenir més protecció enfront de futures amenaces, sinó perquè podrà gaudir de tot el que la gestió documental li pot [...]