Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar documents?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

Quan cal digitalitzar?

La digitalització de documents és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.

DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

  • C-Doc empresa certificada ISO 27001 en Seguridad de la Informacion

Necessita una empresa que digitalitzi documents?

En el cas que estigui buscant una empresa que digitalitzi documents, C-Doc és l’opció perfecta. En general, la gestió i emmagatzematge d'una corporació ja és per si mateix una necessitat. I, quant a la digitalització, s'ha convertit en imprescindible. Actualment és essencial treballar el més eficient possible, sense pèrdues de [...]

  • Que suposa la digitalitzacio de documents dins la seva empresa

¿Què suposa la digitalització de documents dins la seva empresa?

La digitalització de documents és una tasca que, no només és necessari tindre-la instaurada en una empresa, sinó que és quasi una obligació. La transformació digital ha arribat per quedar-se i ofereix moltíssims beneficis des del primer moment. Per tant, cal que el seu negoci s’adapti a les noves tecnologies [...]

  • Per què és necessària la custòdia documental

Per què és necessària la custòdia documental?

Si té problemes d’espai per emmagatzemar informació de manera física i vol que aquesta sempre estigui en bon estat, la custòdia documental és la seva gran solució. Qualsevol empresa té desenes d’arxius que ha de conservar per llei i perquè pot necessitar eventualment les dades que hi contenen, però es [...]

  • C-Doc,-empresa-certificada-ISO-27001-en-Seguridad-de-la-Informacion

C-Doc, empresa certificada ISO 27001 en Seguretat de la Informació

La nostra corporació, caracteritzada per oferir sempre la màxima seguretat i confidencialitat, ja està certificada com a empresa ISO 27001 en Seguretat de la Informació. Per aquest motiu, ens plau comunicar-li que, tot i que sempre hem donat un servei 100 % protegit, ara ho avala i corrobora aquesta norma. [...]