Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar documents?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

Quan cal digitalitzar?

La digitalització de documents és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.

DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

  • Custodia documental com element clau en l'empresa

Custòdia documental com element clau en l’empresa

La custòdia documental és un element que tradicionalment no ha rebut l'atenció i importància que mantenia dins el funcionament d'una empresa seriosa.  Amb el pas dels anys, i l'ampliació de la Llei en matèria de protecció de dades, l'objectivació dels aspectes més determinants i rellevants de les dades dels seus [...]

  • Prescindir del paper a traves de la digitalitzacio de documents

Prescindir del paper a través de la digitalització de documents

Que els suports físics d'emmagatzematge estan quedant obsolets, no ha de sorprendre a ningú i encara menys, des que la digitalització de documents ha anat fent-se lloc en el món de l'empresa. Estalvi de costos en material d'oficina com paper, tòner o en suports digitals físics com CD o pendrives, [...]

  • Principis basics sobre la destruccio de documents per a empreses

Principis bàsics sobre la destrucció de documents per a empreses

La confidencialitat en les grans empreses sol requerir com a pas fonamental la destrucció de documents sigui quin sigui el seu suport.  Com tothom sap, aquesta pràctica no es limita a la simple destrucció d'el document en suport físic, sinó que deu, necessàriament, passar per una eliminació total de tot [...]

5 motius per a contractar un servei de custòdia documental

Les empreses disposen de molta documentació en format físic i moltes opten per contractar un servei de custòdia documental per diverses raons: pot ser que tinguin problemes d'espai o un desordre en la gestió de la documentació arxivada causant problemes a l'hora de buscar algun arxiu ja que no es [...]