Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar documents?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

Quan cal digitalitzar?

La digitalització de documents és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.

DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

  • Balanç transparència protecció dades personals

El balanç entre la transparència i la protecció de dades personals

Recentment, el diari digital de l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents de Catalunya (la DaDa) ha realitzat una anàlisi i reflexió sobre els límits que s’haurien d’aplicar als portals de transparència degut a la protecció de les dades de caràcter personal. Totes les organitzacions es veuen obligades a ser transparents [...]

  • 18 congres arxivistica gestio documental catalunya

18è congrés d’Arxivística i Gestió Documental de Catalunya

A causa del COVID-19, aquest any no s’ha pogut realitzar el 17è congrés però ja s’ha presentat la nova data i lloc d’aquest. L’any vinent, durant els dies 13, 14, 15 i 16 de maig del 2021 es celebrarà el 18è congrés d’Arxivística i Gestió Documental al municipi de Sant [...]

  • Destrucció documental covid19

La correcta destrucció documental durant el CoViD-19

A causa de la pandèmia del CoViD-19, hem vist com molts negocis s’han vist obligats a tancar, posar-se en pausa indefinida, o realitzar certes gestions amb empleats o altres contactes empresarials. Nosaltres sabem que aquestes gestions i/o accions, que malauradament són agredolces, normalment requereixen una destrucció documental per passar pàgina [...]