Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar documents?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

Quan cal digitalitzar?

La digitalització de documents és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.

DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

  • Custodiar documents

Custodiar documents i emmagatzemar-los en centres especialitzats

11/08/2022|

Custodiar documents mitjançant una empresa externa té grans beneficis. Entre altres avantatges, destaquen poder recuperar espai físic en les oficines, obtenir major productivitat empresarial i del propi personal, reduir els costos associats, solucionar els problemes derivats a la localització dels arxius, estalviar gran quantitat de temps en emmagatzematge, prevenir la [...]

  • La gestio? documental i les solucions de flux de treball

La gestió documental i les solucions de flux de treball

28/07/2022|

Amb l'objectiu d'obtenir la màxima productivitat en una empresa, és important comptar amb una potent gestió documental, capaç d'automatitzar i facilitar els processos, entre els quals trobem mantenir els fluxos de treball correctament, sense interrupcions. Organitzar la documentació i categoritzar-la tan bé com sigui possible és clau i fa que [...]

  • Digitalització documental impuls que la seva empresa necessita

Digitalització documental: l’impuls que la seva empresa necessita

14/07/2022|

Les empreses necessiten evolucionar constantment, adaptar-se a les noves necessitats dels seus clients i oferir els seus serveis de manera més eficaç. I, tot això, es pot aconseguir gràcies a la digitalització documental. Ha de pensar que, a més d'aquesta periòdica actualització, un negoci acumula gran volum d'informació, papers distribuïts, [...]

  • La gestió documental permet el teletreball a les empreses

La gestió documental permet el teletreball a les empreses

23/06/2022|

En els últims dos anys, el teletreball ha estat gran protagonista i, amb ell, la gestió documental, ja que està completament lligat un concepte amb un altre. Amb una correcta gestió d'arxius i la seva digitalització, una empresa és capaç de poder realitzar totes les tasques de diferents departaments des [...]