Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar documents?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

Quan cal digitalitzar?

La digitalització de documents és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.

DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

Contacta amb nosaltres

ÚLTIMES NOTÍCIES DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

  • És important per a les empreses la gestió de documents

És important per a les empreses la gestió de documents?

25/11/2021|

La gestió de documents per a empreses és totalment necessària i imprescindible. Tenir tota la informació organitzada correctament i sempre a l'abast, pot arribar a ser una gran preocupació si no es prenen les millors mesures ni s'usen eines informàtiques al respecte. La quantitat d'arxius que s'utilitzen diàriament requereixen una [...]

  • Aspectes clau en la seguretat per a documents

Aspectes clau en la seguretat per a documents

11/11/2021|

Encara que sembli poc probable que existeixi una catàstrofe en una oficina, com un incendi o inundació, o que pugui haver-hi un robatori, la realitat és que succeeix, i en aquests casos, obtenir seguretat per a documents és essencial. Tenir la protecció d'informació necessària suposa adquirir major tranquil·litat i confiança, tant [...]

Per què gestionar la informació adequadament?

28/10/2021|

La gestió d'informació és fonamental actualment. Permet capturar, emmagatzemar i recuperar, en cas de necessitar-ho, qualsevol arxiu. Mantenir l'ordre s'ha tornat clau per a les empreses, que requereixen un sistema de gestió documental eficaç i ràpid, on tot es trobi sense traves. I és que disposar de la millor classificació [...]

  • La gestio de documents on-line es una necessitat per a les empreses

La gestió de documents on-line és una necessitat per a les empreses

14/10/2021|

Qualsevol tràmit realitzat per una empresa, implica accedir a informació, enviar dades o, simplement, visualitzar un arxiu, per aquest motiu, la gestió de documents on-line no cessa en el seu creixement i és gairebé un requisit per a poder desenvolupar el treball correctament. Cada dia s'utilitzen multitud de documents de [...]