DIGITALITZACIÓ I GESTIÓ DOCUMENTAL

Avui en dia les noves tecnologies ens permeten poder treballar també amb arxius digitals, ampliant així el ventall d’avantatges que ja ens ofereix la externalització.

Per què digitalitzar?

El document digital ens permet:

  • Millor conservació del document físic.
  • Recuperació ràpida del document.
  • Recuperació de continguts de dins del document.
  • Facilitat de consulta.
  • Facilitat de duplicació i distribució.
  • Enregistrament en suports informàtics o en servidors.

digitalitzacio documents

digitalitzacio documents

Quan cal digitalitzar?

La digitalització és altament rentable en aquelles series documentals que són molt usades. A més és necessària sempre que es vulgui fer una integració del document al sistema informàtic de la organització.

També és molt recomanable en casos que es vulgui evitar la manipulació d’originals, obtenint més perdurabilitat i una millor conservació per a aquells originals que han de ser conservats.

En el cas de la documentació en paper custodiada físicament per C-DOC, la digitalització permet poder consultar aquests documents a partir de l’arxiu on line, amb tots els avantatges que això comporta: localització ràpida, accés immediat, control d’accés, accés des de punts allunyats geogràficament, etc.

El valor afegit de C-DOC

C-DOC digitalitza des de documents puntuals que requereixen un tracte especial fins a quantitats massives de documents.

Associem els documents a sistemes d’informació adaptats a les necessitats del client: des de gravació en CDs fins a creació de bases de dades en servidors o integracions a intranets.

A C-DOC entenem la digitalització no només com un procés de transformació d’objectes físics a formats digitals mitjançant la utilització de tecnologies, sinó com un procés que ha d’aportar un valor afegit al funcionament de la organització.

Procés de digitalització o de captura massiva de dades:

  • Anàlisi del projecte. Estudi personalitzat.
  • Selecció de hardware i software més adient.
  • Preparació de la documentació, Escaneig i control de qualitat.
  • Identificació mitjançant el sistema més adient (OCR, codi de barres, manual..).
  • Indexació.
  • Integració a sistemes de gestió electrònica de documents i a sistemes de gestió documental.
  • Gravació de les dades en suports o sistemes.
Contacta amb nosaltres
Descarregar PDF

ÚLTIMES NOTÍCIES CUSTODIA DOCUMENTAL

  • motivos-custodia-documental

5 motius per a contractar un servei de custòdia documental

Les empreses disposen de molta documentació en format físic i moltes opten per contractar un servei de custòdia documental per diverses raons: pot ser que tinguin problemes d’espai o un desordre en la gestió de la documentació arxivada causant problemes a l’hora de buscar algun arxiu ja que no es […]

  • digitalizar-documentos

Com funciona el procés de digitalitzar documents

En ple segle XXI, disposar de solament arxius físics suposa una gran pèrdua de temps i diners.

Totes les empreses han de tenir contractat un servei de digitalització de documents ja que suposa un canvi en la gestió de la informació i d’aquesta forma evitar temps d’espera entre la sol·licitud de […]

  • destruccion-documentos-rgpd

Com s’ha de realitzar la destrucció de documents per a complir amb la RGPD

Totes les empreses del món en major o menor mesura disposen de documentació confidencial com, per exemple, nòmines de treballadors, contractes, documentació financera, etc.

Tal com indica la llei de protecció de dades RGPD, la destrucció de documents s’ha de realitzar de manera controlada i verificada amb tota seguretat.

Per a complir […]

  • doc-4-1-1_g

Digitalización de documentos sobre salud en Mallorca durante los últimos tres siglos

La historia de Mallorca contada por sus médicos
La Academia de Medicina de Balears digitaliza veinte mil documentos que hablan de la vida y la enfermedad en la isla durante los últimos tres siglos
Una retrospectiva. Los fondos del archivo histórico de la Academia de Medicina de Balears, disponibles ahora en internet, […]