La digitalización documental es un proceso que ofrece muchas oportunidades y ventajas a las empresas. Se trata de pasar los archivos físicos a digitales, haciendo que la información esté al alcance al instante y desde cualquier dispositivo.

Especialmente, en cuanto al procesamiento de facturas, albaranes, nóminas, contratos, seguros, etc., la digitalización documental es esencial.

Las empresas que se encargan de la gestión de archivos, son el mejor soporte en este sentido, ya que se adaptan a las necesidades de cada negocio y su desarrollo, ofreciendo la mejor ayuda para digitalizar los archivos de empresa y que estén guardados en este formato con seguridad y protección.


¿Por qué digitalizar los documentos?


Los motivos por los cuales implementar la digitalización documental en una empresa, son muchos.

Con este soporte profesional la información siempre está bajo control, factor determinante en la actualidad. Sólo tiene acceso quien se considere oportuno y es posible conocer su trazabilidad por completo, es decir, quién ha accedido y cuándo.

Además, puede ser consultada y editada por varias personas simultáneamente, lo que permite que el trabajo sea más productivo y se desempeñe de manera más eficiente.

La búsqueda de un documento en concreto se facilita, debido a que está completamente categorizado y guardado según lo haya estipulado la empresa. Por lo tanto, no existe la pérdida de información y se ahorra mucho tiempo.

Las empresas avanzan y necesitan soportes que hagan que su día a día sea más sencillo, sin trabas.

Los documentos son parte de un negocio y, gracias a los profesionales en digitalización de archivos, se encuentran a buen recaudo.

Digitalizar los documentos, en resumen, mejora la organización y administración de la empresa, facilita al personal de trabajo sus tareas y éstas se pueden realizar desde cualquier ubicación.


Aspectos esenciales de la digitalización


Las claves de la digitalización son muchas. Como le hemos comentado, mejora y aumenta el desempeño laboral y, como consecuencia,  incrementa la productividad, algo que provoca una reducción drástica de costes asociados.

La comunicación entre el equipo de trabajo es instantánea y fluida, haciendo que, a la vez, suceda de tal manera con los proveedores, colaboradores y clientes.

Al implantar la digitalización existe, además, un importante ahorro en papel, lo que hace que la empresa contribuya al cuidado del medio ambiente.

Toda la información se encuentra salvaguardada con la máxima protección y sólo puede ser visualizada según el usuario. Por ello, le aseguramos que la empresa puede decidir quién o qué departamento puede verla y utilizarla.

Y, en la actualidad, donde el teletrabajo es tan importante, la digitalización documental ha adquirido todavía más fuerza. Los empleados pueden desempeñar sus funciones desde su casa como si estuvieran en la oficina, algo muy positivo para una corporación.

Así que es una herramienta vital hoy en día.


La digitalización documental en C-DOC


En C-DOC, empresa experta en gestión y custodia documental, llevamos a cabo la digitalización de archivos, tanto los puntuales que pueden requerir un trato especial, como gran cantidad de información de una corporación.

Nos adaptamos, por lo tanto, a cada situación, para que los archivos adquieran la seguridad y el control que necesita la empresa.

Nuestra organización entiende la digitalización no sólo como un proceso de transformación de objetos físicos a formatos digitales mediante la utilización de tecnologías, sino como un proceso que debe aportar un valor añadido al funcionamiento de un negocio.

Sus clientes, proveedores y colaboradores podrán ver en su empresa un trabajo con mayor protección y más competitivo frente a otros.

Haga que sus documentos se conserven al 100% y facilite sus consultas con C-DOC.

Nuestros servicios son muy amplios e incluyen actividades como la custodia y la gestión íntegra de la documentación.

Contacte con nosotros si necesita más información, estaremos encantados de atenderle.