La custodia documental es un elemento que tradicionalmente no ha recibido la atención e importancia que mantenía dentro del funcionamiento de una empresa seria.

 Con el paso de los años, y la ampliación de la Ley en materia de protección de datos, la objetivización de los aspectos más determinantes y relevantes de los datos de sus clientes, y las exigencias del fisco, llevar una custodia pormenorizada de esos documentos en nuestro sistema y en nuestros archivos, resulta un elemento clave que aporta seguridad a nuestra organización.

Sin embargo, llevar a cabo estas buenas prácticas, suelen ser muy costosas tanto en tiempo como en dinero.

A saber, localizar un espacio en su empresa, para depositar un archivo de por lo menos 5 años hacia el presente, sistematizar la destrucción segura de documentos a medida que sea necesario, crear un método de archivo útil para la localización de cualquier documento requerido, y un larguísimo etcétera, unido, indudablemente a la propia custodia segura de esos documentos.

 

CUSTODIA DE ARCHIVOS Y ADECUACIÓN A LA LOPD

La custodia de archivos debe llevarse a cabo siempre bajo las exigencias que marca la Ley Orgánica de Protección de datos, que vela por que esa guarda y vigilancia de los documentos, garanticen que los datos de sus titulares, no son filtrados, ni usados por terceros bajo ninguna circunstancia, y que, además, les permita acceder a ellos para consultar que todo está en orden o, de ser necesario rectificarlos,o eliminarlos.

Hasta organizaciones tan establecidas como los cuerpos de policía, hoy deben seguir estrictamente estos preceptos legales de custodia documental.

 

CONTRATACIÓN DE PROFESIONALES EN CUSTODIA Y GESTOR DE DOCUMENTOS EXTERNOS 

Prestar atención a todo lo que esto implica suele hacer necesario buscar un servicio de custodia y gestor de documentos ajeno a la empresa que se dedique en exclusiva a estos asuntos. 

No se puede olvidar en ningún momento que una pérdida de documentos, es decir, de información altamente sensible, podría acarrear costosas sanciones a su empresa o negocio.

Lleve a cabo políticas de custodia activa de documentos y archivos, como inversión de futuro y para asegurar que, de ser necesario, podrá demostrar que lo está haciendo en su empresa.