Las empresas cuentan con información de gran valor histórico, económico e, incluso, sentimental, lo que hace necesario guardar la documentación confidencial en un entorno seguro y protegido.

Ésta no puede ser almacenada en lugares donde sea fácilmente accesible y donde pueda estar a expensas de posibles incendios o desastres naturales. Los archivos de esta naturaleza, si  no tienen el mejor guardado, podrían extraviarse o dañarse con facilidad, aspectos con grandes consecuencias negativas para un negocio.

La custodia de documentos secretos, además, adquiere especial relevancia cuando hablamos del espacio físico que ocupa en una oficina, ya que pueden ser decenas de papeles y, que podría ser utilizado para otros menesteres más productivos.

Así que tener el soporte de un centro especializado en gestionar y custodiar archivos de empresa es determinante, debido a que cuentan con las mejores medidas de seguridad y garantiza que las empresas puedan tener acceso a sus archivos cuando lo necesiten.


La custodia documental ofrece la máxima protección


La custodia documental consiste en el almacenamiento y organización correcta de los documentos de una corporación, mediante la mejor categorización.

Guardar la documentación confidencial de manera protegida es una necesidad, no sólo para asegurarse que los archivos no acaben en manos ajenas, sino que ayuda en su gestión. Es un soporte profesional que analiza cada documento, lo guarda debidamente el tiempo necesario y, en caso de destrucción, lo realiza sin dejar rastros y de manera adecuada.

Y es que muchas empresas eligen los servicios de custodia documental por muchas razones de peso. Una de ellas, es por qué no tienen espacio disponible donde guardar documentación; y, otra, es por carecer de personal interno especializado en gestión documental, esencial para obtener la mejor organización y que la empresa funcione sin contratiempos.

Gracias a una custodia profesional en un centro dedicado a ello, las empresas pueden ahorrar mucho dinero en almacenamiento, se garantiza la mejor protección física de los archivos, tienen el acceso seguro a éstos y se aplican las mejores medidas de retención de documentos. Es decir, cuando el archivo ya no se debe guardar según la legislación, tal y como le hemos comentado, éste es eliminado definitivamente, sin ningún tipo de filtraciones de datos.

Una óptima gestión y custodia documental ofrece tranquilidad a los empresarios en este sentido y hace que su información siempre esté en las mejores manos.


Grandes medidas de seguridad en los centros de custodia documental


Las medidas de seguridad que brindan las empresas de custodia de documentos son enormes. Se encargan tanto de la recogida, indexación, categorización y almacenamiento de cada documento, facilitando siempre las consultas en el momento que se desee.

Son centros dedicados a ello, con sistemas de alarmas y emergencias, control de accesos, circuitos de videovigilancia, etc. Ello asegura que solo personal interno tenga contacto con sus archivos y que éstos gocen de la máxima protección frente a posibles incendios u otras incidencias  climatológicas, manteniendo en perfecto estado la información.


Centro para guardar documentación confidencial


En C-DOC disponemos de un centro dedicado al almacenamiento y custodia de documentos para empresas. Solucionamos los problemas de espacio y aseguramos la preservación de los archivos en todo momento, mediante la mejor gestión documental.

Disponemos de infraestructuras idóneas para garantizar la confidencialidad y disponemos de protocolos sistemáticos de actuación y sistemas de control para proteger la información de nuestros clientes.

En C-DOC realizamos un inventario en la empresa de los clientes, nos ocupamos del transporte de la documentación a nuestras instalaciones, ofrecemos la mejor ubicación e integramos los archivos en la intranet, para que el acceso sea rápido y fácil. De esta manera, es posible tener disponible la información cuando se requiera, tener informes de uso a mano y, lo que es más importante, mantener a salvo todos los documentos físicos.

Contacte con C-DOC y le ofreceremos un servicio de gestión y custodia documental profesional y adaptado a su empresa.