Custodia documental Alcoletge

Sabes por qué... todavía hay quien guarda documentos en papel?

Conservar el archivo en papel, es decir la custodia documental o custodia de archivos físicos, es todavía rentable en una serie de situaciones.

Es altamente productivo en aquellas series documentales:

  • Que tienen una corta vigencia legal.
  • Que tienen una manipulación difícil o muy costosa.
  • Que se consultan poco.

Por ejemplo, una documentación que por razones legales puede ser destruida en 5 años y que seguramente no se tendrá que consultar, no sería conveniente digitalizar pero sí sería altamente recomendable la custodia documental Alcoletge.

La custodia de documentos es imprescindible en aquellas series documentales:

  • Con valor histórico y que forman parte de la memoria histórica de la entidad.

La custodia documental Alcoletge es necesaria en determinadas series documentales. Te ayudamos a definir cuales y en qué casos merece la pena mantener el archivo físico en papel sin la necesidad de digitalizarlo.

Te ayudamos a calcular qué opción te resulta más rentable.

Sabes... qué tienen en común un word, un pdf, un libro o un CD...?

Todos ellos son documentos...y de todos ellos se puede hacer custodia.

El documento físico en papel es archivado en cajas de archivo definitivo y el documento digital es custodiado en soportes informáticos, en cámaras de alta seguridad o en repositorios on line.

Sabes que... dedicamos buena parte de nuestra jornada laboral en buscar y recuperar?

Por eso, tener un buen sistema de custodia de documentos y de archivos es de gran ayuda, ya sea para documentos en formato físico (como el papel), como para documentos en formato digitales.

A lo largo de los años se han hecho muchos estudios que lo demuestran. La conversión a digital y el uso de software especializados ayudan a reducir este tiempo de búsqueda y a podernos dedicar a lo que realmente es nuestra actividad.

Sabías que... cada vez hay más empresas que tienen un plan B al cloud y a los datacenters?

La copia externa o copia offline interesa.

La custodia de copias de seguridad, back ups, copias de respaldo o la custodia de datos sensibles en centros externos, tiene cada vez más adeptos.

Se trata de tener los datos externalizados, alejados de la sede de la empresa, y no conectados en la red. Es útil para:

  • Sobre todo en aquellas entidades que disponen de datos sensibles que pueden ser de interés por externos a su organización.
  • Y por aquellos que necesitan una alta velocidad en la recuperación de datos.

Sabes... cuál es la destrucción más indicada en custodia de documentos?

Es aquella que te garantiza una trazabilidad, un certificado del servicio prestado y compromisos de confidencialidad por parte de los trabajadores y de todos los operarios que intervienen en el proceso.

Custodia documental Alcoletge

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