Las organizaciones generan constantemente información y documentos que, ya sea por motivos legales o por otras razones, hay que conservar y gestionar de manera adecuada. Esto comporta disponer de espacio, de recursos humanos y económicos, de tecnología, y de unos conocimientos técnicos determinados de custodia documental.

De otro lado, una mala gestión de la documentación o falta de una política determinada, pueden provocar problemas graves, como la pérdida de información, lentitud en las localizaciones o aumentos descontrolados de la producción de documentos.

Como consecuencia de esto, cada vez son mas las empresas que deciden externalizar sus documentos, confiándolos a empresas especializadas en custodia, que garantizan una protección y a la vez una accesibilidad a su información

En C-DOC disponemos de infraestructuras preparadas para garantizar las máximas medidas de seguridad y confidencialidad (detección y prevención de incendios, sistemas de protección de intrusión) y disponemos de protocolos sistemáticos de actuación y sistemas de control para proteger la información custodiada.

Todo el proceso de custodia documental es llevado a cabo por C-DOC:

  • Inventario y preparación de la documentación a las instalaciones del cliente.
  • Transporte de la documentación a las instalaciones de custodia de C-DOC.
  • Ubicación y depósito.
  • Integración de la información a la intranet de C-DOC.

A través de la intranet de C-DOC el cliente puede:

  • Consultar su inventario on line las 24 horas del día, los 365 días del año.
  • Realizar peticiones de entrega de documentos.
  • Realizar consultas on line.
  • Recibir periódicamente informes de uso.

CUSTODIA DE MATERIALES

Nuestra experiencia en gestión nos ha llevado a gestionar también otros bienes que no son documentación (material de marketing, promociones, productos, mobiliario, maquinaria y otros bienes).

¿POR QUÉ EXTERNALIZAR?

  • Recuperación de espacio. Posibilidad de destinarlo a fines más productivos.

  • Mayor productividad del personal destinado a archivo.

  • Reducción de costes asociados.

  • Solución a los problemas de localización de documentos.

  • Mayor rapidez en el tiempo de consultas.

  • Ahorro de tiempo de rearchivo.

  • Prevención de la pérdida de documentos.

  • Rapidez, seguridad, pero sobre todo fiabilidad en la gestión, ya que ésta es realizada por personal especializado de C-DOC.

  • Integración a una plataforma informatizada de soluciones, productos y servicios.

  • Actualización continua, mediante aplicaciones tecnológicas adecuadas a las necesidades de cada empresa.

  • Inventarios informatizados.

  • Gestión y consulta del archivo online.

  • Confidencialidad.

  • Seguridad frente posibles emergencias.

CUSTODIA DOCUMENTAL

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