Digitalitzación de documentos Llavorsí

Sabías que... digitalizar el 100% de los documentos, no es rentable?

Nuestro sistema de digitalización de documentos define cuáles son los documentos más apropiados para digitalizar.

Ayuda a definir aquellos documentos que se consultan más y aquellos que tienen un valor legal o histórico.

Establece la fecha de conservación y la vigencia legal, para que se puedan cumplir todos los requisitos y a la vez se garantice la accesibilidad a los datos que se necesitan.

Con este sistema, los documentos menos consultados pueden digitalizarse solo bajo demanda (on demand), ya que únicamente se escanearían en el caso de que tengan que ser usados. De esta manera, la conversión en digital se realiza a aquellos elementos necesarios y no se invierte recursos en documentos que quizás nunca serán consultados.

Así conseguimos que la inversión hecha en digitalización de documentos Llavorsí sea lo más rentable posible.

Sabías que... a menudo, el propósito de conversión al 100% digital falla?

Esto es lo que sucede en situaciones, en las que se quiere llevar a cabo una digitalización de documentos integral de una entidad en una sola fase, la cual no es lo más recomendable.

Lo ideal es aquella transición que se hace por fases, comenzando por unas series concretas y con objetivos claros y bien definidos.

Podemos llegar a una totalidad digital, pero hay que implicar a los departamentos claves, tener bien definidos los objetivos y establecer fases.

Sabías que... muchos procesos ya se pueden automatizar en su totalidad?

En muchos casos podemos automatizar todo el proceso.

Sin embargo, los procesos de digitalización de documentos son asistidos por técnicos en control de calidad y operadores, que analizan cuáles son las mejores opciones. De hecho, muchos avances en estos sistemas se deben al valor añadido que aportan estos operadores.

Sabías que... es el software el que se debería adaptar a ti?

Cuando se piensa en digitalización de documentos Llavorsí, a menudo se piensa también en la adquisición o vinculación a un programa de gestión documental o de automatización de procesos. Hoy en día encontramos soluciones comerciales que se adaptan tanto en opciones de compra como de alquiler, con diferentes módulos escalables y diferentes opciones en función de las necesidades.

Ninguna organización debería adquirir un software sin haber definido previamente sus necesidades. Es necesario escoger en función de lo que hace falta, en vez de adquirir y que después la organización se tenga que adaptar a lo que ha comprado.

Os ayudamos a definir lo que necesitéis.

Sabías que... te podemos ayudar en la transformación digital?

Ofrecemos opciones como:

  • La digitalización masiva de documentos ya archivados.
  • La digitalización de documentos nuevos, como parte del flujo de trabajo.
  • La digitalización bajo demanda (solamente on demand) de los archivos físicos almacenados en nuestras instalaciones de custodia.
  • OCR: sistemas de reconocimiento de campos, que permitan recuperar información dentro del documento y evitar entrar datos de forma manual, como ya lo hacen muchos departamentos, por ejemplo el de Contabilidad con las facturas de proveedores.
  • C-DOC.net: acceso a archivos digitalizados, en cualquier momento y en cualquier lugar 24h 7 días a la semana.
  • Integración a los flujos de trabajo ya existentes, con sistemas compatible con la mayoría de los actuales sistemas de gestión.

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