Hoy en día las nuevas tecnologías nos permiten poder trabajar también con archivos digitales, ampliando así el abanico de ventajas que ya nos ofrece la externalización.

Por que digitalizar documentos?

El documento digital nos permite:

  • Mejor conservación del documento físico.
  • Recuperación rápida del documento.
  • Recuperación de contenidos de dentro del documento.
  • Facilidad de consulta.
  • Facilidad de duplicación y distribución.
  • Registros en soportes informáticos o en servidores.

¿Cuándo hace falta digitalizar?

La digitalización de documentos es altamente rentable en aquellas series documentales que son muy usadas. Además es necesaria siempre que se quiera hacer una integración del documento al sistema informático de la organización.

También es muy recomendable en casos que se quiera evitar la manipulación de originales, obteniendo más perdurabilidad y una mejor conservación por aquellos originales que han de ser conservados.

En el caso de la documentación en papel custodiada físicamente por C-DOC, la digitalización permite poder consultar estos documentos a partir del archivo on line, con todas las ventajas que esto comporta: localización rápida, acceso inmediato, control de acceso, acceso desde puntos alejados geográficamente, etc.

El valor añadido de C-DOC

C-DOC digitaliza desde documentos puntuales que requieren un trato especial hasta cantidades masivas de documentos.

Asociamos los documentos a sistemas de información adaptados a las necesidades del cliente: desde la grabación en CDs hasta la creación de bases de datos en servidores o integraciones a intranets.

En C-DOC entendemos la digitalización no solo como un proceso de transformación de objetos físicos a formatos digitales mediante la utilización de tecnologías, sino como un proceso que debe aportar un valor añadido al funcionamiento de la organización.

Proceso de digitalización o de captura masiva de datos:

  • Análisis del proyecto. Estudio personalizado.
  • Selección de hardware y software más adecuado.
  • Preparació de la documentació, Escaneo y control de calidad.
  • Identificación mediante el sistema mas adecuado (OCR, código de barras, manual…)
  • Indexación.
  • Integración a sistemas de gestión electrónica de documentos y a sistemas de gestión documental.
  • Grabación de los datos en soportes o en sistemas.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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